Agent d'accueil polyvalent

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

En rotation sur les postes d’accueil général et de standardistes (rotation sur 3 semaines)

Standard :

Accueillir et orienter les appels téléphoniques : mettre en relation avec les services de la préfecture, assurer le suivi fonctionnel de la prise en charge des usagers (agent occupé, interlocuteur absent) ;

Traiter les demandes de renseignements,

Aider les usagers pour des formalités diverses (accompagnement Internet) ;

Exploiter et mettre à jour un fond d'informations informatisé et varié sur l'organisation de la préfecture et, le cas échéant, des DDI (notamment annuaire et mise à jour intranet).

Accueil général :

Accueillir et orienter les usagers se présentant à la préfecture

Traiter les demandes de renseignements

Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives sur les sites du service publique dédiés

Accueil en directions départementales interministérielles (DDI) (10mn à pied de la Préfecture) et référent logistique de proximité au profit de la structure

Achats / logistique de proximité :

Assurer, en lien avec le gestionnaire de proximité, les commandes de fournitures de bureau de la préfecture : recensement des besoins une fois par trimestre, pré-commande, réception et distribution ;

Participe à la navette courrier inter sites en renfort de la cellule courrier en alternance avec les collègues du pôles

Assurer les tâches dévolus au bureau courrier en l’absence de l’agent en charge habituellement, et quotidiennement à l’enregistrement des recommandés, et d’une partie des courriers réservés sur maarch pour maintien des compétences et de l’aisance sur le logiciel.

Votre environnement professionnel :

Activité du service :

Service interministériel, au bénéfice des administrations territoriales de l’État, le Secrétariat général commun départemental (SGC-D) de la Charente assure la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières, de numériques et systèmes d'information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relations avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d'action sociale au bénéfice des agents des entités contractantes.

Placé sous l’autorité d’une directrice, le Secrétariat général commun est composé de trois entités :

1. Service ressources humaines,

2. Service financier et immobilier,

3. Service interministériel départemental des systèmes d’information et de communication
Composition et effectifs du service :

Le pôle accueil et soutien est composé :

1 responsable de pôle - 6 agents d’accueil polyvalents

Points accueil numérique : 1 agent

1 gestionnaire de ressources

Liaisons hiérarchiques :

La responsable du pôle accueil et soutien - La cheffe du service financier et immobilier - Le directeur du SGCD

Liaisons fonctionnelles :

Agents des directions de la préfecture, Cabinet préfet, SGCD, DDI, fournisseurs

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel interministériel : niveau maîtrise à acquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique à acquérir

Avoir des connaissances en matière de gestion des conflits : niveau maitrise requis

Savoir-faire :

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

Savoir appliquer la réglementation : niveau pratique requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

Savoir accueillir : niveau maîtrise requis

Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Savoir communiquer : niveau maîtrise requis

S'avoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis

Vos perspectives :

Les missions de l’agent en charge du standard pourront être amenées à évoluer afin de répondre aux éventuelles réorganisations du pôle accueil et soutien auquel l’agent est rattaché.

Évolution possible au sein de la préfecture et du SGCD

Pour les agents contractuels le niveau de rémunération sera fixé selon les qualifications/diplômes antérieurs et les années d'expérience acquises sur le même type de missions. Le niveau de rémunération à viser est celui du référentiel du ministère de l'Intérieur - grille des adjoints administratifs

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans