Assistant-e événementiel

Faches-Thumesnil, ville de 18 000 habitants mitoyenne du sud de Lille au sein de la Métropole Européenne de Lille recherche un-e assistant-e d’événementiel au sein d’une direction dynamique qui a la charge d’organiser ou d’être en soutien des différents événements de la commune, plus particulièrement les « grands événements »

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de l’Événementiel, vos missions seront :

Volet événementiel :
- Accueil des artistes, prestataires ou partenaires
- Préparation et service de pot d'accueil / catering
- Prendre en charge les préparatifs puis l'organisation matérielle et logistique d'évènementiels
- Présence et soutien actif lors de certains événements à l’initiative d’autres services
-Gestion de la Salle Jacques BREL (état des lieux, veille au bon fonctionnement technique de l’équipement, coordination des actions de préparation ou de nettoyage, veille à l’application des consignes de sécurité, etc.)

Volet Administratif :
- Permanences d’Accueil du public.
- Gestion et suivi du courrier
- Gestion et suivi de l’agenda public événementiel
- Organisation de réunions, présence à certaines réunions (pour prise de notes et relevés de décisions)
- Rédactions de courriers, documents types et arrêtés divers
- Gestion et suivi de fichiers associations/partenaires
- Réalisation de photocopies, scan, du classement, de l'archivage

Conditions d’exercice

> Grande disponibilité :
- Annualisation du temps de travail (pics d'activités liés aux périodes de programmation)
- Horaires de travail modulables
- Horaires décalés (journée continue, possibilité de travail le week-end et en soirée ainsi que les jours fériés)

Compatibilité à porter des charges (manutention éventuelle) et station debout prolongée (possible)

Permis B indispensable

SSIAP 1 souhaité

Qualités indispensables :

• Sens de l’écoute, du contact, de la communication et des responsabilités

• Rigueur, organisation, méthodologie, autonomie, facultés d’adaptation

• Sens du travail en équipe

• Fiabilité, discrétion professionnelle

• Capacité à s’adapter, être autonome, rigoureux, polyvalent

• Qualités d'expression et de tenue de soi

Compétences requises :

• Maîtrise basique de l'outil informatique et des logiciels de traitement de texte/de donnée

• Connaissance de base du monde des collectivités

• Appliquer les règles de sécurité, rôle d’alerte sur les risques particuliers inhérents à une installation, une manifestation, ou un spectacle

• Savoir prendre des initiatives au niveau technique / logistique pour s'adapter aux situations imprévues