Secrétaire

Il fait partie intégrante de l'équipe professionnelle et, à ce titre, participe de façon pleine et entière au projet associatif.
Il assure sa fonction dans le cadre des valeurs revendiquées par l'association, il porte notamment attention aux relations humaines avec les adhérents, bénévoles, salariés et partenaires présents sur l'équipement et/ou dans les actions menées.
Il impulse une dynamique, met en place les conditions d'une participation et d'une qualification active auprès des acteurs (bénévoles, adhérents, salariés, partenaires).
Il est force de propositions pour le développement d'une dynamique et d'une transversalité entre son secteur d'activité et les autres secteurs d'intervention de l'association.
Il suit les activités régulières de l'association et de l'ensemble des secteurs, et y participe, chaque fois que nécessaire.
Il participe également, chaque fois que nécessaire, aux animations, évènements et manifestations portées par l'association.
Il peut participer à toute réunion interne et à des réunions extérieures, à la demande de la direction.
Il rend compte régulièrement à la direction de son activité.
Dans sa fonction de secrétaire, il est le collaborateur direct et permanent du Directeur en ce qui concerne :
- Le fonctionnement général de l'association du point de vue administratif, comptable, juridique et réglementaire.

MISSION GENERALE
Participe au projet de l'association : propose des actions et des outils dans le domaine de l'accueil et de l'administratif en lien avec les orientations du projet associatif et avec les secteurs d'activités.
Gestion administrative de la structure.
Responsable de l'accueil.
Gestion des ressources humaines.

Mission 1 : Secrétariat
- Administration :
o Réception des appels téléphonique, prise des messages
o Réception et gestion des mails
o Numérisation des documents
o Traitements des courriers entrants et sortants (Réception, rédactions et envois)
o Enregistrements des factures et rapprochement des bons de commande
o Accueil des stagiaires en administration et accueil
o Gestion des stocks et achats de fournitures administratives
o Prise de notes en réunion
o Contact avec les partenaires extérieurs
o Mise en place du serveur (conventions, courriers, .) et avec chaque collègue
o Soutien logistique, administratif et numérique
o Veille juridique (Sociale et Sanitaire)
o Réception et vérification des caisses
o Préparation des courriers pour envois des chèques aux fournisseurs
o Remise de chèques (3 fois par mois)
o Établir le tableau avec les informations salariés pour la paie (CEE et CDD d'Usage)
o Gestion et suivi des dossiers UNIFORMATION, FONJEP et toutes organismes administratifs
o Facturation mensuelle sur Aïga
o Gestion des commandes pour le COS

- Gestion administrative des salariés :
o Remise des contrats, fiches de paie et solde de tout compte aux salariés

- Communication interne :
o Diffusions des informations à l'équipe

Mission 2 : Gestion de l'accueil
o Gestion de l'équipe, remplacement des collègues (Congés, arrêt maladie, .)
o Gestion des adhérents (diffusion des informations)
o Gestion des demandes de remboursement

Mission 3 : Gestion des ressources humaines
o Gestion des tableaux de congés et horaires annuels
o Gestion des dossiers du personnel (CDD et CEE)
o Élaboration des contrats, suivi de la prévoyance (HUMANIS), déclaration à l'embauche
o Gestion du tableau des 80 jours

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Gestion de salles de spectacles

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

MJC la Fabrique