Secrétaire général de mairie (h/f)

Sous la responsabilité du Maire, et en collaboration avec les élus, la/le secrétaire général(e) de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale, auprès de laquelle elle/il assure un appui administratif, technique et juridique essentiel.

Elle/il coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

* MISSIONS PRINCIPALES

1/ Élaboration des documents administratifs et budgétaires/assure la bonne exécution budgétaire
- Elabore les documents budgétaires et veille à leur conformité en lien avec la DGFIP et la Préfecture
- Assure l’exécution et le suivi du budget : engagements de dépenses d’investissement, opérations d’ordre budgétaire
- Veille à l'application des règles comptables et budgétaires et des évolutions réglementaires
- Assure le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions, suivi administratif et financier des projets.
- Gère la passation, le suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics
- Gère les dossiers liés aux projets de la collectivité
- Gère la facturation de la cantine scolaire

2/ Assistance et conseil aux élus
- Collaboratrice/teur du Maire
- Assiste les élus dans la préparation du Conseil Municipal, la rédaction de documents administratifs et techniques
- Contrôle la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité
- Met en œuvre et suit les décisions du Conseil Municipal avec rédaction des comptes rendus de séance et des délibérations (suivi en Préfecture)
- Participe aux réunions

3/ Gestion des Ressources humaines
- Assure la gestion des ressources humaines, coordonne les recrutements et remplacements
- Veille à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
- Suivi de l’absentéisme, des dossiers d’assurance statutaire, de prévoyance
- Elabore les actes administratifs (contrats, positions, etc…)
- Prépare les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (entretien professionnel, avancement, disponibilité, retraite…)
- Etablit les paies

4/ Gestion des affaires générales et coordination des équipes communales
- Encadre le service administratif, l’ATSEM, le responsable de production culinaire, l’équipe d’entretien
- Anime les équipes et organise les services
- Gère et développe les liens avec les structures intercommunales et les partenaires
- Prépare et met en forme les actes administratifs du Maire

* MISSIONS PARTICULIERES

Lors de l’absence de l’agent en charge de l’accueil :
- Assure l’accueil, renseigne la population et instruit les dossiers d’état civil
- Assure le classement et l’archivage des documents administratifs
- Assure le recensement de la population

* Savoirs / Savoir-faire
- Connaître les domaines de compétences des communes et des partenaires publics
- Connaître la règlementation financière des collectivités locales
- Connaître la comptabilité M57 et M49
- Connaître le statut de la FPT et les règles d'état civil
- Maîtriser la rédaction administrative
- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
- Connaitre de la législation des marchés publics
- Maitriser les règles générales de secrétariat : correspondance, classement…

* Savoir-être
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute, de compréhension et de diplomatie
- Savoir-faire du lien entre les équipes, capacité à animer des équipes
- Savoir analyser une situation, enregistrer l’information, transmettre la demande et rendre compte
- Respecter les délais réglementaires
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités
- Être organisé, rigoureux et méthodique
- Être efficace, capacité d’analyse et de synthèse
- Être disponible

* CONTRAINTES PARTICULIERES LIEES AU POSTE
- Présence aux réunions en soirée
- Présence aux scrutins électoraux
- Travail un samedi matin sur trois

* RELATIONS DU POSTE
- Internes : Maire, conseillers municipaux, agents
- Externes : Public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés.