Secrétaire (h/f)

Service : Accueil de Jour (24h/semaine) et CHU Hommes Seuls (10,75h/semaine), sur Lille.
CDI 24 heures +Avenant complément d'heures de 10,75h

MISSIONS
- Gestion du secrétariat courant (mail, frappe et mise en forme de courriers, compte rendu.)
- Activités liées à la gestion des ressources humaines
- Tenue du standard téléphonique et accueil physique
- Préparation de la navette courrier
- Classement, archivage
- Actualisation des documents Associatifs
- Préparation des dossiers usagers
- Tenue des tableaux de bord et du drive/dropBox
- Extraction de données statistiques
- Utilisation du logiciel TICADI (gestion des denrées distribuées par la Banque Alimentaire)
- Mettre en place des outils de suivis de l'activité
- Gestion du stock de fournitures et établissement du bon de Commande
- Suivi du planning collectif en lien avec le Chef de Service
- Centralisation et suivi des demandes de congés de l'équipe
- Veille à l'actualisation de l'affichage obligatoire
- Organiser les visites et les rendez-vous à la médecine du travail
- Effectuer le suivi et la rédaction des contrats de travail à durée déterminée et leurs avenants sur la base des modèles et outils à disposition, complétés.
- Etablir les demandes d'avenants de contrat à durée indéterminée sur consigne du cadre socio-éducatif en vue d'une complétude exhaustive nécessaire à l'établissement du contrat
- Récupérer et transmettre au siège les éléments nécessaires à la tenue du dossier individuel des salariés du service ou de l'établissement.
- Gérer et suivre les procédures de recrutement selon les besoins du service (suivi du recrutement, gestion des rendez-vous)

Profil :
- Bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelle
- Sens de l'organisation, rigueur professionnelle et discrétion nécessaire.
- Disponibilité, autonomie et bonne gestion du stress
- Capacité de reporting et de communication, aisance relationnelle avec l'interne comme l'externe
- Esprit d'initiative, capacité d'adaptation et d'observation
- Excellente maitrise du pack office et des outils de communication
- Une expérience de 2 ans au moins dans un poste similaire est souhaité : dans l'idéal au sein de la branche ou du secteur associatif, sur un périmètre au moins équivalent

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Droit du travail,Normes rédactionnelles,Règles d'affranchissement du courrier,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

Association, gestionnaire de dispositifs d'hébergements d'urgence hommes seuls et familles, d'un accueil de jour, d'hébergement d'insertion CHRS hommes seuls et familles, de 6 maisons relais, d'un service logement, d'un service d'insertion par la culture, d'un atelier chantier d'insertion,...