Secrétaire assistant - cdd de 12 mois

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi L'Agence Territoriale d'Ingénierie Publique est un syndicat mixte qui rassemble 501 communes, 19 communautés de communes, 50 autres groupements et la Collectivité Européenne d'Alsace.
Les équipes de l'ATIP, qui regroupent près de 130 personnes réparties sur 5 sites, interviennent en étroite collaboration avec les élus et les services des collectivités membres sur différents métiers liés à l'urbanisme, l'instruction du droit du sol, la paie, la gestion des listes électorales, la formation etc.
Dans le cadre d'un remplacement temporaire, le poste de secrétaire assistant du site de Strasbourg est à pourvoir.

Missions :

Sous l’autorité de la Secrétaire générale, dans le cadre des missions de l’ATIP :
•Il apporte une assistance solide et permanente à l’équipe de Strasbourg en matière d’organisation professionnelle
•Il accompagne sa responsable et la directrice dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels
•Il assure l’accueil et l’information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
•Il est le relais logistique pour toute question d’organisation du site de Vauban
•Il est membre du réseau des assistants de l’ATIP et participe aux intérims et solidarités mis en œuvre. Missions / conditions d'exercice Activités principales
Tâches de secrétariat
•Il gère et organise l’agenda de la Directrice ainsi que ses déplacements en tenant compte de l’ensemble de ses contraintes et obligations. Il organise ses réunions et assure son accueil téléphonique
•Il assure la gestion de l’agenda général en lien avec tous les services de l’ATIP
•Il participe aux activités du secrétariat général : instruction administrative simple, élaboration de formulaires, organisation d’instances, préparation de salles, diffusion d’informations aux agents
•Il gère le courrier (ventilation, enregistrement, suivi des délais de réponse et des échéances, classement) pour le site de Vauban, et veille à la fluidité des circuits de signatures
•Il réalise et met en forme des travaux de bureautique : publipostages, comptes-rendus de réunions, courriers, rapports....
•Il assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocations, prestations...)
•Il organise et planifie des réunions et la tenue des instances, en lien avec les services concernés
•Il participe à la vie collective du site de Vauban et y apporte sa contribution au quotidien.

Accueil
•Il assure l’accueil téléphonique et physique du site de Vauban
•Il filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir.

CADRE DES RELATIONS
•Relations hiérarchiques : La Directrice adjointe/Secrétaire générale
•Relations fonctionnelles internes :
oLa direction
oLe secrétariat général
oLes agents de Vauban
oLes assistants des territoires
oL’ensemble des agents de l’ATIP
oLes élus du comité syndical, du bureau, des commissions et des instances paritaires
•Relations fonctionnelles externes :
oLes partenaires et les membres de l’ATIP
oLes fournisseurs
oLes services de la Collectivité européenne d’Alsace

SPÉCIFICITÉS DU POSTE
•Permis obligatoire(s) : Permis B
•Poste : À temps complet
•Déplacements : Ponctuels
•Résidence administrative : Strasbourg Profils recherchés PROFIL
•Cadres d’emplois cible : Rédacteur
•Niveau et domaine d’études : Bac + 2, secrétariat, assistanat
•Expérience : Souhaitée

COMPETENCES
Savoirs :
•Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Windows, Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

Savoir-faire :
•Capacité à gérer les urgences, à respecter les délais et à signaler les difficultés
•Capacités d’analyse et de synthèse
•Très bonne expression écrite et orale
•Capacité à produire un travail rapide, fiable et de qualité
•Capacité à assurer une bonne transmission de l’information
•Savoir s’adapter à la diversité des interlocuteurs

Savoir-être :
•Sens du contact et de la communication
•Dynamisme, réactivité, disponibilité
•Créativité
•Faire preuve de rigueur et d’organisation
•Grande discrétion professionnelle
•Capacité d’adaptation, sens de la diplomatie
•Sens et goût du travail en équipe
•Avoir le sens de l’accueil, participer à la valorisation de l’image de l’ATIP