Agent d'accueil et gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Rémunération indicative Rémunération statutaire + CNAS + régime indemnitaire RIFSEEP Descriptif de l'emploi La Ville de Démouville recrute un-e assitant-e de gestion administrative dans le domaine de l’administration générale. Il – elle sera placé-e sous l'autorité de la directrice générale des services et intégrera le service administratif composé de 4 agents. Missions / conditions d'exercice Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
•Accueille et renseigne le public sur place ou par téléphone
•Prend les messages, filtre et oriente les appels
•Gère le courrier et la messagerie
•Identifie et gère la demande et son degré d'urgence
•Assurer le lien avec les élus

Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
•Renseigne sur l'orientation et le fonctionnement de la collectivité (connaît l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
•Assure un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
•Oriente le public vers les services ou organismes compétents, accompagne et présente les visiteurs
•Gère les demandes de la population, délivre les documents administratifs
•Diffuse l’information et/ou demande auprès des élus et des services concernés

État-civil
•Rédaction, mise à jour des actes d’état civil, délivrance des copies ou extraits d’acte d’état civil et livrets de famille, tenue des registres
•Délivrance des attestations de recensement citoyen et gestion des affaires militaires,
•Réception et instruction des dossiers d’attestation d’accueil,
•Enregistrement, modification et dissolution de PACS, délivrer des actes d’état civil,
•Instruire les dossiers de mariage et préparer la cérémonie (commande fleurs, prévoir l’installation de la salle, …)
•Gestion des affaires funéraires (suivi des concessions, réception des familles…)

Gérer le secrétariat général et les moyens matériels :
•Gestion des élections et suivi des inscriptions sur les listes électorales
•Gère la réservation et tient le planning des salles de la collectivité (salle polyvalente, salle du conseil municipal, salle de réunion, …)
•Gère les dossiers d’inscription scolaire en lien avec l’école
•Participer à l’organisation des élections : listes, inscriptions, procurations, organisation des bureaux de vote …
•Assure le suivi et la commande bureautique, fournitures administratives
•Assure la gestion des débits de boissons
•Assure le classement et l'archivage des documents administratifs
•Rédige ponctuellement les actes administratifs, suivi des arrêtés de police/travaux (en lien avec la police municipale)
•Afficher et diffuser les différentes informations
•Aide ponctuelle aux autres services
•Aide à l’organisation de certains évènements municipaux
•Participe à la mise à jour du site internet, diffuse l’information sur les panneaux numériques d’information Profils recherchés Connaissances techniques :
•Expérience indispensable en état-civil
•Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook
•Aisance sur des progiciels spécialisés (formation en interne) : Logiciel Berger-Levrault, Néocime (topolog) pour le cimetière
•Bon niveau d’expression écrite et orale
•Accueil du public (écoute active, reformulation, techniques de gestions de conflits…)
•Pédagogie.

Qualités :
•Goût pour le service public
•Esprit d’équipe
•Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.
•Calme et maîtrise de soi.
•Discrétion et confidentialité.
•Organisation, méthode et rigueur.
•Réactivité, sérieux et efficacité.
•Autonomie et polyvalence.
•Patience et diplomatie.