Assistant médico administratif -ama f/h

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste
Assistant médico administratif -AMA F/H

Type de contrat
Titulaire ou CDI

Rémunération
selon grille fonction publique hospitalière

Télétravail
Non

Présentation du service

Le Département de Médecine Gériatrique comprend :
- Sur le site d’Henri Mondor, 1 Unité de Court Séjour (34 lits), 1 Equipe Mobile Gériatrique (> 900 évaluations/an) et 1 Unité pilote de Coordination en Oncogériatrie (> 300 évaluations).
- Sur le site d’Albert Chenevier : 1 unité de court séjour (25 lits) et un hôpital de jour Diagnostique (5 places MCO), et un hôpital de Jour Thérapeutique (5 places).

Vos missions

Missions générales :
- Assurer l’ensemble du travail de secrétaire au sein d’une équipe hospitalière prenant en charge les patients hospitalisés tout en assurant en parallèle la gestion du secrétariat du Chef de Service.
- Assurer l’ensemble du travail de secrétaire de l’Equipe Mobile Gériatrique (Sites Mondor et Chenevier).
- Assurer la continuité du travail de secrétaire de l’Unité de Coordination d’OncoGériatrie (UCOG).

Missions permanentes :
- Gestion du secrétariat du Chef de Service.
- Gestion de la présence/absence médicale sur logiciel CHRONOS.
- Etablissement des listes d’astreintes médicales.
- Accueil des étudiants Externes, Internes, Stagiaires et gestion des plannings de cours.
- Organisation de réunions à l’initiative du Chef de Service (réservations de salles, doodle, invitations Teams).
- Accueil téléphonique et physique : Renseigner les interlocuteurs, s’exprimer avec aisance…
- Gestion et transmission de l’information médicale.
- Frappe des comptes rendus des patients hospitalisés, courriers divers, certificats…
- Gestion des dossiers médicaux.
- Gestion des rendez-vous avec les familles.
- Gestion et créations de réunions Teams du service.
- Codification.
- Traçabilité des comptes rendus.
- Participation bihebdomadaire aux staffs médicaux de l’unité et rédaction des synthèses.
- Travail de statistiques de l’activité du Service.
- Tenue des tableaux de statistiques d’hospitalisations et d’activité de l’Equipe Mobile Gériatrique.
- Transmission des dossiers médicaux.
- Participation à la formalisation de l’ensemble des documents internes au service.
- Gestion des commandes de fournitures de bureau pour le service.

Missions ponctuelles ou spécifiques :
- Liaison avec le service social
- Collaboration avec les autres secrétaires médicales du département

Profil recherché

Connaissances particulières requises :
- Du règlement intérieur de l'établissement ;
- Des textes réglementaires et législatifs ;
- Du fonctionnement général des structures hospitalières ;
- Des spécificités des partenaires du réseau ;
- Des outils informatiques institutionnels.

Qualités requises :
- Disponibilité, assiduité, adaptabilité et ponctualité ;
- Communication, négociation, maîtrise de soi, tact et diplomatie ;
- Empathie ;
- Esprit d'équipe ;
- Sens de l'organisation ;
- Anticipation.

PRE-REQUIS
- maitrise des logiciels institutionnels et bureautique

Horaires de travail
Sur la base de 35h/semaine

Vos avantages à l'AP-HP
AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION
- Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre)
- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
- Accès à une offre de formation continue conséquente

AVANTAGES SOCIAUX
- Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité
- Possibilité de parking
- Places place en crèche disponibles (politique de zéro refus)
- Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Chèques emploi-service CESU AP-HP

Description de l'hôpital
Le groupe hospitalo-universitaire (GHU) Henri Mondor se compose de 5 établissements, géographiquement répartis sur le 94 et le 91.
Son offre de soins destinée aux adultes couvre 58 spécialités, organisées en 8 Départements Médicaux Universitaires (DMU) structurés selon les filières de soins sur le territoire. Le GHU dispose de plus de 2 400 lits d'hospitalisation allant du court au long séjour, un service d'accueil des urgences et abrite le siège du SAMU 94.
Au total ce sont près de 9 000 professionnels qui dispensent des soins dans les domaines de médecine, chirurgie, psychiatrie, gériatrie, cancer et réanimation. Inauguré récemment, le bâtiment Reine accueille 21 salles de blocs et plus de 80 lits de réanimation, dans un environnement doté de technologies de pointe.
Le GHU s'articule également autour de DMU dédiés aux activités d'imagerie, de biologie, de pharmacie et de vigilances. Leur contribution transversale soutient le développement des activités de soins et de recherches menés sur les 5 établissements. Ancré sur le territoire, le GHU s'implique dans les activités universitaires, notamment à travers un partenariat avec l'Université Paris Est Créteil.
L'évolution professionnelle est un axe majeur du développement de compétences, avec un accès facilité aux formations institutionnelles et la possibilité de construire des parcours diplômants, grâce à une politique sociale ambitieuse qui met l'accent sur la qualité de vie au travail et la facilitation du quotidien.

Service d'affectation
Unité de médecine gériatrique

Référence de l'offre
2025-14406