Agent d'accueil polyvalent

Rattaché(e) au Pôle Rayonnement Éducatif, vous assurerez, sous l’autorité du directeur guichet parents, l’accueil du public

pour l’encaissement des activités payantes (Ville, CDE, CCAS), les inscriptions scolaires, les inscriptions à la restauration

scolaire et assisterez le directeur dans la gestion et le suivi des dossiers administratifs du service

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

TACHES ADMINISTRATIVES
- Accueil physique et téléphonique
- Renseignement et orientation du public
- Recevoir et orienter les demandes
- Rechercher et diffuser des informations
- Enregistrement et traitement des courriers départs et arrivés (CINDOC…)
- Gérer et actualiser les bases d’informations
- Utilisation de l’outil informatique et des logiciels de gestion
- Apporter une réponse aux demandes par mail (Zimbra)
- Contrôle du bon fonctionnement du portail famille
- Contrôler/valider les demandes d’inscription au portail famille et assurer une assistance aux internautes
- Correspondre avec les directions d’écoles

TACHES TECHNIQUES

* Régie monétique :
- Encaissements, pour le compte de la régie monétique, des activités payantes (Ville : restauration scolaire, CCAS : crèches,

CDE : périscolaire, mercredis jeunesse, ACM…), sous la responsabilité du régisseur
- Saisir et enregistrer les écritures comptables et remettre les reçus de paiement
- Effectuer les relances d’impayés
- Contrôle et rapprochement journalier des paiements par CB effectués sur internet (paybox / civil net enfance)

* Inscriptions scolaires et restauration scolaire :
- Préinscriptions / inscriptions scolaires et restauration scolaire
- Maîtrise de la tarification restauration scolaire
- Sauvegarde des notifications CAF (QF)
- Appliquer les consignes du pilote de la carte scolaire
- Mise à jour régulière de la base de données (situation familiale, adresse…)
- Collaborer aux différentes tâches pratiques du guichet
- Renseigner les familles sur les activités de la Caisse des Ecoles et du CCAS

ACTIVITÉS SECONDAIRES :
- Assurer une collaboration avec le pilote de la carte scolaire afin de maîtriser ses missions, en prévision de son départ

prochain à la retraite : la préparation et l’organisation de la commission de dérogation, le recensement des enfants

TPS/Passerelle et l’invitation des familles à la réunion d’information, la gestion des tableaux d’effectifs, les échanges avec

les directeurs(rices), la participation aux réunions avec l’IEN, la participation à l’élaboration du schéma directeur des

écoles, le lancement des procédures de traitement : la montée pédagogique, la bascule des inscriptions en affectations,

l’interfaçage ONDE…

ACTIVITÉS OCCASIONNELLES :
- Selon les besoins des autres cellules du service il s’agira : de participer au pointage des rationnaires dans les cantines et

d’effectuer des contrôles inopinés. De relancer les parents d’enfants rationnaires n’ayant pas fait la démarche

d’inscription. De mettre à jour les QF. D’épauler les régisseurs lors du titrage des impayés (modification de libellés…).

D’aider à la mise sous pli des courriers de relance, etc.

AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS :
- Autonomie dans l’organisation du travail, dans le respect des délais réglementaires
- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion de l’accueil et des demandes d’inscription scolaire
- Garant de l’image du service public

CONDITIONS D’EXERCICE :
- Lieu : Localisé dans le service guichet parents, affectée à la cellule « guichet »
- Temps de travail : Temps de travail : 37h00
- Horaires / Planning :

Lundi : 8h00-12h00 / 12h30-16h00

Mardi : 8h00-12h00 / 12h30-16h00

Mercredi : 8h00-12h00 / 12h30-16h00

Jeudi : 8h00-12h00 / 12h30-16h00

Vendredi : 8h00-12h00 / 12h30-15h30

Ces horaires peuvent évoluer en fonction des besoins du service
- Pics d’activités liés aux rentrées scolaires et aux inscriptions ACM
- Adaptabilité aux usagers avec risque de tension

Une expérience de deux années minimum sur un poste identique est exigée.

De plus, vous justifierez de formations récentes en adéquation au poste proposé.

• Compétences :
- Culture territoriale
- Technique d’accueil et règle de communication
- Gestion et affichage d’informations
- Renseignement et orientation du public
- Vocabulaire professionnel du service

• Compétences techniques :
- Connaissance en bureautique (Word – Excel…)
- Technique de secrétariat
- Maîtrise du logiciel civil net enfance – ONDE - DIGDIG
- Connaissance des périmètres scolaires et secteurs géographiques de la Ville
- Analyse de l’évolution démographique
- Suivi de l’évolution des effectifs
- Suivi des opérations immobilières

• Savoir-Être

Qualités interpersonnelles :
- Sens relationnel
- Travail en équipe
- Réactivité

Attitudes professionnelles :
- Technique de communication et de négociation
- Autonomie
- Sens de l’organisation

Valeurs et éthique :
- Respect des délais
- Sens des responsabilités.