Assistante du directeur des systèmes d'information - h/f

Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des 270 000 habitants.

Que ce soit au coeur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.


La Direction des Systèmes d'Information est une direction support au sein du Conseil départemental des Ardennes dont la fonction principale est de gérer l'ensemble des moyens informatiques de la Collectivité. Le périmètre couvert par cette direction est transversal, il touche aussi bien les services du Département que les collèges dans les divers domaines associés à l'informatique et l'aménagement numérique des territoires. Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Systèmes d'information, vous aurez pour mission de l'assister dans l'exercice de ses missions, de gérer l'administratif de la direction et des services qui la compose ainsi que le suivi de la SPL-XDEMAT qui offre des services de dématérialisation aux Collectivités et dont le Conseil départemental des Ardennes est partie prenante.

Activités principales

1. Gestion du secrétariat de la direction

* Assurer l'accueil téléphonique de la direction, des services et du Directeur

* Prendre en charge la gestion du courrier de la direction

* Rédiger et relire des rapports de budget, commission permanente etc.

* Organiser les réunions publiques, manifestations propres à l'activité de la direction

* Traiter et planifier les dons de matériel aux associations

2. Gestion de la SPL-XDEMAT

* Prendre en charge les demandes d'adhésion des Collectivités du département à la SPL

* Rédiger les rapports et les délibérations à prendre par le Département à propos de la SPL

* Procéder à l'enregistrement de la vente d'actions auprès du service des Impôts

* Prendre rendez-vous pour la remise des certificats de signature électronique commandés par les bénéficiaires

* Accompagner au quotidien les adhérents à la SPL dans leurs demandes (aide et assistance administrative, support de 1er niveau, mise en relation avec l'équipe technique et traitement des emails sur la boîte support SPL)

* Superviser 2 agents du service affectés en renfort aux tâches relevant de la SPL et être l'interlocuteur privilégié des services de la SPL-XDEMAT

3. Gestion administrative du bâtiment et de la sécurité

* Suivre les demandes liées à la gestion du bâtiment en mise en sécurité des agents (demande d'intervention, mise à jour et suivi des actions, visite du site etc.)

* Superviser la venue des prestataires, contrôler les interventions, reporter à la Direction du Patrimoine Immobilier et au responsable du site

* Gérer le plan d'évacuation incendie (réunions, API, exercice incendie)

* Gérer des EPI (commande, livraison, inventaire)

* Gérer les demandes d'interventions travaux du bâtiment Avenue d'Arches

* Gérer les demandes de badges pour l'accès au bâtiment

4. Réalisation des tâches comptables et de suivi budgétaire

* Aider à la préparation, au contrôle et à la clôture du budget

* Gérer la partie administrative des marchés informatiques

* Réaliser le suivi financier du budget et des marchés de la direction

* Demander des devis et passer des commandes

* Assurer l'exécution financière du budget des services

5. Autres activités

* Participer à la diffusion d'informations auprès de la Direction de la communication en tant que correspondante

* Aider à la rédaction des différents rapports, d'activités, égalité homme-femme, développement durable etc.

* Assurer le suivi des dossiers de demande de subventions

* Gérer les ordres de missions, réservation des billets de train et les contrats de télétravail

* Gérer l'accueil des stagiaires

* Gérer ponctuellement des demandes d'interventions informatiques

* Participer à la prise en charge de l'accueil du bâtiment et du standard de la Collectivité en cas de besoin

* Participer à toutes les autres tâches pour assurer la gestion de la direction et de ses services


Diplôme / Niveau d'études

Bac + 2 en secrétariat ou gestion administrative

Connaissances

* Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint et Outlook

* Connaissance du fonctionnement des Collectivités

* Connaissance des procédures de marchés publics

* Connaissance de la comptabilité publique

Savoir-faire

* Facilité de communication

* Facilité rédactionnelle

Aptitudes et qualités requises

* Aisance relationnelle

* Facilité de travail en équipe

* Dynamisme