Secrétaire administratif.ve et pédagogique pour le département genie urbain de l'eivp

Missions principales:

Secrétariat administratif et pédagogique de formationsde niveau licence et master, sous statut d’étudiant et en apprentissage.

Gestion administrative:

Suivre les dossiers de candidature des étudiants via les applications dédiées(e-candidat, MonMaster)

Assurer la gestion et le suivi administratif des activités:

- Suivre les inscriptions administratives et procéder aux inscriptions pédagogiques ;

- Gérer les emplois du temps des formations ;

- Participer à la modélisation des formations dans Apogée/Pégase ;

- Établir les relevés de présence des étudiants ;

- Gérer les cursus en apprentissage (contrôle d’assiduité, e-livret);

- Assurer le suivi et le contrôle des conventions de stage;

- Préparer les examens, les soutenances de mémoires et rapports de stage ;

- Collecter et saisir les notes dans Apogée/Pégase pour l’édition des diplômes ;

- Organiser les jurys, établir les relevés de notes, les attestations de réussite et les PV.

Alimenter des bases de données.

Procéder à l’actualisation et à l’archivage des données relatives aux formations universitaires de la composante.

Logistique:

- Gérer les aspects logistiques des formations (affichage, matériels, fournitures, locaux…)

Appui et communication:

- Accueillir, informer et orienter les personnels, usagers et partenaires.

- Participer à l’organisation de sorties pédagogiques, des cérémonies de remises des diplômes, des réunions de pré-rentrée.

- Sélectionner et diffuser l’information liée à l’organisation administrative des formations universitaires de la composante.

- Contribuer à la montée en compétences des nouveaux arrivants dans les fonctions administratives.

- Participer au déploiement des nouveaux outils, dont le SI scolarité Pégase, qui remplace Apogée à partir de la rentrée 2025, et l’outil de planification ADE.