Agent(e) d'accueil a la population

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi Vous souhaitez mettre vos compétences ainsi que vos connaissances au service de la Commune d’IFFENDIC ?
Vous possédez une expérience dans le domaine de l’accueil du public et plus particulièrement en Mairie ?
Le pôle population recrute un(e) agent(e) d’accueil à la population au sein de son équipe pour accueillir, orienter, renseigner le public.
Il ou elle représente l'image de la collectivité auprès des usagers. Missions / conditions d'exercice 1Accueillir le public et réaliser des tâches administratives (quotité 20h)

oAssurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
oConstituer les dossiers et délivrer les attestions liés à l’état civil : naissance, mariage, PACS, décès et changement de nom et de prénom
oGérer :
les inscriptions sur les listes électorales, le recensement militaire, les attestations d’accueil et les débits de boissons
 le courrier d’arrivé et de départ
 la réservation des salles et du matériel
oAssurer le classement et l’archivage des documents administratifs
oAfficher et diffuser l’information
oApporter un soutien administratif auprès d’autres services (courriers, mails, …)


2Gérer les titres sécurisés et l’agence postale communale (quotité 8h)

oTitres sécurisés (4h) : demande de rendez-vous, traitement et remise
oAgence postale communale (4h) : mission assurée 1 fois par semaine et lors des remplacements des congés Profils recherchés Compétences
-Accueillir le public
-Orienter vers les personnes et services compétents
-Prendre des messages
-S'exprimer clairement et reformuler les demandes
-Favoriser l'expression de la demande
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
-Gérer les situations de stress et réguler les tensions
-Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations
-S'adapter aux publics de cultures différentes
-Adapter son intervention aux différents publics
-Réguler l'entrée et surveiller les accès
-Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
-Présenter des documents d'information et de communication
-Gérer un planning de réservation
-Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
-Aider à rédiger des documents administratifs
-Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
-Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Connaissances
- Techniques d'accueil
- Fonctionnement d’un standard téléphonique
- Etat civil (naissance, mariage, PACS, décès et changement de nom et de prénom)
- Organisation des services d’une collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec une collectivité
- Directives et procédures de transmission et d'instruction des demandes
- Techniques et outils de communication
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, ...)
- Techniques de classement de documents
- Techniques de recherche d'information
- Techniques de gestion de planning
- Maîtrise de l’outil informatique et de logiciels métiers (types : Berger-Levrault, B2O et RDV 360)
- Maîtrise d’un équipement à affranchir, à imprimer et à photocopier
- Notions en langues étrangères

Formation
- Formation dans le domaine de l’accueil/secrétariat
- Expérience similaire appréciée