Pref57-secrétariat particulier mutualisé du préfet et du directeur de cabinet

GROUPE RIFSEEP : 1

Emploi-type :Assistant de direction / ADM005A

Vos activités principales:

En trinôme sur ce poste permettant ainsi d’assurer une présence effective sur la journée (de 08h30 à 18h30):

* Gestion du programme du Préfet et du Directeur de cabinet (agenda-audiences-déplacements-missions)

* Accueil et filtrage téléphonique

* Suivi des frais (représentation et résidence) pour le Directeur de cabinet en relation avec le personnel de résidence et le bureau du pilotage budgétaire et de la commande publique de la Préfecture

* Assurer le lien avec la résidence du Préfet pour les réceptions du Préfet (protocole-menu-invitation-plan de table)

* Assurer le lien avec le garage pour les déplacements du Préfet et du Directeur de cabinet

* Gestion des déplacements professionnels du Préfet et du Directeur de cabinet hors du département (billets de train, hôtel)

* Mise à jour de l’annuaire des personnalités interne au cabinet

* Élaboration et diffusion des tableaux des permanences hebdomadaires (corps préfectoral, astreinte)

* Gestion des congés et des permanences du corps préfectoral

* Élaboration du tableau des astreintes des agents du cabinet du Préfet

* Suivi des congés des directeurs «sécurité»

* Gestion du courrier «cabinet» et des invitations du Préfet et du Directeur de cabinet

* Classement des dossiers particuliers du Préfet et du Directeur de cabinet

* Élaboration du tableau de suivi hebdomadaires des dossiers du Préfet et du Directeur de cabinet

* Gestion des boîtes fonctionnelles du Préfet et du Directeur de cabinet

* Élaboration du programme quotidien et hebdomadaire pour les chauffeurs et l’intendant du Préfet

* Rédaction de courriers et de notes

* Communication hebdomadaire de l’agenda du Préfet et du Directeur de cabinet au poste de police et au service de l’accueil

* Assurer la gestion du temps de travail (DETT) pour l’ensemble des agents du cabinet

Votre environnement professionnel


Activités du service

Secrétariat particulier


Composition et effectifs du service

3 personnes

Liaisons hiérarchiques

Le secrétariat particulier mutualisé est placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur de cabinet


Liaisons fonctionnelles

Préfet et Directeur de cabinet