Vos principales missions sont les suivantes :
Gestionnaire mobilité internationale :
- Vous accompagnez et suivez les étudiants en mobilité internationale, entrante et sortante : relais des informations relatives aux programmes de mobilités, accueil et assistance des étudiants dans leurs démarches, établissement et diffusion de bilans récapitulatifs
- Vous centralisez et gérez les demandes de bourses et d'aides financières pour les étudiants : saisie et suivi des mobilités sur les plateformes dédiées et sur les systèmes d'information, préparation des documents relatifs à la mise en paiement ;
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- Vous préparez et organisez la logistique (missions, événements, réunions) ;
- Vous assurez la gestion administrative et comptable (conventions, notes, documents/bilans), et la mise à jour sur les systèmes d'information ;
- Vous établissez des documents nécessaires au suivi comptable de l'activité (bons de commande, services faits).
Assistant.e de la direction de la formation initiale (DFI) :
Vous assumerez également les fonctions d'assistance à la direction de la formation initiale :
- Vous assurez la gestion logistique et administrative : organisation de réunions de la direction de la formation initiale et des instances afférentes, secrétariat de ces instances (invitations, établissement de la liste des présents, plan de table) ; organisation des réunions internes (planification des réunions, invitations, préparation de documents) ;
- Vous apportez une assistance à la direction pour la gestion des rendez-vous avec les étudiants (convocations, suite jurys) ;
- Vous apportez une assistance au fonctionnement de la DFI : établissement de calendriers, plannings, documents de synthèse ;
- Vous mettez à jour des listes de diffusion pour les listes gérées par la DFI ;
- Vous préparez l'accueil et assurez l'accueil des nouveaux arrivants à la DFI (liens interservices, tour des interlocuteurs le 1er jour) ;
- Vous commandez les titres de transport des personnels de la DFI ;
- Vous recensez les besoins et commande des fournitures pour les personnels de la DFI ;
- Vous gérez le courrier, l'archivage et le standard téléphonique.
D'une manière plus générale, vous contribuez à la continuité de service de la formation.
Liaison hiérarchique :
Vous travaillez sous l'autorité hiérarchique du directeur de la formation initiale, et sous l'autorité fonctionnelle de la responsable mobilité internationale étudiante.
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