Chef de service (h/f)

Chef de service

Missions générales du poste
- Coordonner et animer son équipe
- Programmer et organiser l’activité et le travail à mettre en œuvre
- Assurer l’élaboration et le suivi des documents protocolaires (invitations, déroulés, etc.)
- Représenter l’interface entre les agents et le directeur pour les questions relevant de l’administratif et du fonctionnement du service

Activités - Mettre en application les orientations fixées par le directeur
- Suppléer le directeur dans l’exercice de ses fonctions au sein de la direction et dans les représentations de celle-ci
- Participer à la définition des missions des agents du pôle
- Participer à la définition des besoins en effectifs et les compétences associées
- Participer et être force de proposition dans les réunions organisées par la direction avec les différents services
- Suivi de la gestion RH du Service : présence des agents, formation, congés
- Animer des réunions d’équipe
- Garantir la gestion des demandes de validation : invitations, divers documents protocolaires
- Organiser, distribuer et contrôler la réalisation du travail
- Participer aux réunions préparatoires nécessaires au montage et à la réalisation des manifestations
- Organiser la réalisation des manifestations et réunions
- Contrôler et gérer le suivi de l’ensemble des prestations requises pour les séquences
- Garantir la coordination des demandes de prestations
- Participer à la rédaction des CCTP
- Participer à la rédaction des rapports d’analyse des offres
- Suivre la réalisation des prestations en lien avec l’activité du secteur et attester du service fait
- Garantir la gestion et l’inventaire des objets promotionnels et cadeaux protocolaires, s’assurer de l’acquisition de drapeaux nécessaires aux séquences
- Garantir la coordination, l’animation et l’encadrement du service opérationnel
- Planifier les séquences protocolaires de l’Institution
- Elaborer et mettre en place des procédures pour chacune des prestations organisées par le service.
- Participer à l’élaboration de la programmation et de la gestion budgétaire de la direction
- Effectuer le suivi des marchés publics et réaliser une veille administrative et financière

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Formation: Bac à Bac+ 2 souhaité

Savoirs
- Connaissance du protocole républicain en vigueur
- Connaissance du territoire (organismes extérieurs, préfecture, Mairie, Conseil Général)
- Connaissance de l’organisation de la collectivité
- Maîtrise souhaitée d'une langue étrangère : anglais de préférence
- Connaissance du Code des marchés publics et des procédures d’achats publics
- Techniques et outils de gestion des bases de données (Augure)
- Connaissance des procédures de transmission des demandes
- Technique de gestion de conflits et des situations de stress
- Aisance rédactionnelle et orale

Savoir-faire
- Encadrer et animer une équipe
- Analyser des demandes et les traduire en besoins
- Comprendre, analyser, mettre en œuvre les règlementations et les procédures, respecter les délais procéduraux
- Maîtriser la communication : prendre la parole en public, s’adapter aux différents interlocuteurs
- Conduire une réunion et rendre compte (reporting)

Savoir-être
- Faire preuve de méthode, d’organisation
- Rigueur
- Disponibilité
- Autonomie
- Résistance au stress
- Confidentialité
- Anticipation, réactivité
- Politesse, courtoisie, diplomatie