Chargé des assemblées - secrétariat général (h/f)

Le Secrétariat général de la Communauté urbaine assure des fonctions transversales et structurantes pour l’administration comme pour l’organisation territoriale.

Au sein du Secrétariat général, le service des Assemblées, poursuit notamment les missions suivantes :

👉 Sécuriser sur le fond et la forme les actes administratifs, en lien avec le service juridique et les services émetteurs

👉 Organiser les séances des instances communautaires

👉 Respecter la législation en matière de publication et d’archivage

Sous la responsabilité du chef de service et en étroite collaboration avec la gestionnaire des Assemblées, le Chargé des Assemblées développe des compétences en matière de rédaction administrative et d’organisation, avec une maîtrise minimale en matière juridique et de l’environnement public local.

📝 Vos principales missions seront :

Gestion des instances communautaires :
- Constituer des dossiers papiers pour le Conseil et le Bureau communautaires, soumis à la relecture du Secrétaire général, du Président, de la Directrice générale des services et de la Directrice de Cabinet
- Mettre en signature la lettre de convocation et les ordres du jour des instances et renseigner le registre
- Participer à l'organisation matérielle des séances du Conseil communautaire : organisation et plan de salle, établissement de la feuille d’émargement, accueil et émargement des élus, installation matérielle, information des élus et intervenants, prise en compte des pouvoirs

Gestion des actes administratifs :
- Assurer une relecture de 1er niveau des projets de délibérations, décisions et arrêtés (fond : articles toujours en vigueur et en rapport avec l’acte, etc), proposer des corrections
- Envoyer aux services les corrections à effectuer et les demandes d’information, collecter et vérifier les retours des corrections, saisir et formaliser les documents
- Mettre en parapheur pour signature des décisions et arrêtés et assurer la gestion des retours
- Renseignement du tableau de suivi des actes et attribution d'un numéro d'ordre
- Télétransmettre des actes au contrôle de légalité
- Restituer les actes aux services traitants

Contribution au bon fonctionnement du service des assemblées :
- Participer aux réunions de suivi avec la société prestataire OXYAD
- Utiliser les logiciels OXYAD et FAST
- Participer aux réunions du service des assemblées,
- Prendre en compte les courriels reçus sur la boîte fonctionnelle des Assemblées et assurer le traitement
- Archiver les dossiers des Assemblées
- Assurer d’autres tâches connexes

📌SPECIFICITES DU POSTE :

Le poste nécessite le sens du service public, une grande rigueur, un bon relationnel, tout en respectant les circuits décisionnels et informationnels.

🎯 Votre profil nous intéresse si vous avez :
- un diplôme de niveau Bac+2
- une expérience professionnelle appréciée sur un poste similaire
- une connaissance du fonctionnement et de l’environnement de la fonction publique territoriale
- une excellente maîtrise de l’outil informatique
- des capacités rédactionnelles avérées
- de bonne qualité relationnelle (travailler en étroite collaboration avec les directions, les partenaires informatiques, les communes…)
- de l’autonomie, de la rigueur et de la réactivité et être force de proposition

✅ La Communauté urbaine vous propose :

· Une rémunération attractive sur étude individualisée

· Différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition selon les missions exercées

· Parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions

· Carte restaurant avec contribution employeur de 60%

· Possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur

· Prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)

· Environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences

· Engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap

· Qualité de vie au travail : moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT

· Prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%