Secretaire, gestionnaire d'archives (h/f)

L'EPDA de la Corrèze recherche un agent en charge du secrétariat de direction, de l'accueil et de la gestion des archives.

Etablissement médico-social situé à Servières le Château (19220) (45 kms de Tulle, 50 kms de Saint Céré et 55 kms d'Aurillac).
Il est composé :
- D'une MAS de 104 places dont une place d'accueil temporaire,
- D'un Foyer de Vie de 28 places dont une place d'accueil temporaire et une place d'accueil de jour.
Projets :
- Reconstruction de la MAS (projet architectural, évolution de l'offre d'accueil.),
- Accompagnement du polyhandicap,
- Accompagnement des troubles du spectre autistique.

Profil recherché :
- Expérience de secrétaire exigée,
- Expérience en gestion des archives souhaitée.

Missions de l'agent d'accueil et secrétaire :
- Accueillir des personnes (résidents, usagers, familles, etc.)
- Gérer des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) :
- Organiser des réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
- Préparer les réunions des instances (envoie les convocations, prépare les documents)
- Assurer le secrétariat des instances
- Prendre des notes, frappe et mise en forme des documents
- Prendre des rendez-vous / gérer des agendas dont celui de le Direction
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Gestion administrative relative au domaine d'activité

Missions du gestionnaire des archives :
Gestion des archives de l'établissement : identification, classement, élimination, transfert vers les archives départementales.

Savoirs faire et savoirs être attendus :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Etre assidu au travail,
- Etre ponctuel ou en référer,
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle,
- Faire preuve de cohésion et de concertation,
- Respecter la hiérarchie.

Organisation :
- Poste temps plein à compter du 01/04/2025.
- Base de 35h / semaine
- Participation aux astreintes administratives rémunérées.

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour adultes handicapés et autre hébergement médicalisé

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.