Gestionnaire secrétaire des services ssa - spae h/f

Secrétariat « sécurité sanitaire des aliments et abattoirs »
Secrétariat technique du service SPAE et secrétariat administratif du service SPAE dans le cadre de la suppléance de la secrétaire administrative titulaire

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Enregistrement et scan des courriers « arrivée », transmission à la cheffe de service
- Gestion des courriers « départ » (relecture, enregistrement, scan, copie, classements informatiques, envoi, transmission aux agents concernés, enregistrement dans MAARCH)
- Acheminement des déclarations d'activité pour instruction par les agents et signature par la cheffe de service
- Accueil téléphonique pour le service SSA
- Gestion de la boite courriels du service SSA
- Publipostage des demandes de tonnage aux établissements agréés et abattoirs de volailles et gestion du tableau de suivi
- Élaboration et participation à la gestion de divers tableaux de bord (alertes, TIAC, signalements, analyses trichines, tonnages abattoirs boucherie et volaille)
- Gestion de la codification des factures et contrôle de leur exactitude (transports et analyses)
- Publication de documents administratifs au recueil des actes administratifs (RAA)
- Gestion de la métrologie : collecte et suivi
- Gestion des commandes de fournitures de bureau
- Collecte, puis envoi des carnets de chevaux abattus

CHAMP RELATIONNEL :
assistante des services SPAE et SSA
- Dépendances fonctionnelles : à qui, hormis le supérieur hiérarchique, doit-on éventuellement rendre des comptes d'un point de vue technique : l'équipe de direction
- Autorité fonctionnelle : les chefs de services et leurs adjoints, l'équipe de direction dans le cadre de la suppléance des assistantes de direction
- Relations fonctionnelles internes : avec qui est-on éventuellement appelé à travailler régulièrement : agents de la DDETSPP
Suppléances à assurer : avec la secrétaire administrative du service SPAE et en l'absence des assistantes de direction en cas de nécessité de service