Assistant.e auprès du.de la.directeur.trice général.e adjoint.e du pôle attractivité

Assistant.e auprès du.de la.Directeur.trice Général.e Adjoint.e du Pôle Attractivité

Assistant.e auprès du.de la.Directeur.trice Général.e Adjoint.e du Pôle Attractivité

Informations générales

Intitulé de l'offre : Assistant.e auprès du.de la.Directeur.trice Général.e Adjoint.e du Pôle AttractivitéRéférence de l'offre : P 2024 02 441Nature du poste : Permanent vacantFilière : AdministrativeCatégorie : BCadre d'emploi : Rédacteurs territoriauxTemps de travail : Temps completDate limite de candidature : 14/07/2024

Affectation

Direction : Service / UT : Lieu de travail : Saint-Denis (Siège)

Environnement Professionnel

A proximitéimmédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants,composé des villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve,L’Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse.Elles sont fédérées autour d’un projet commun, sur un espace qui connaît desmutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activitésessentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et lesservices à la population (gestion de l'espace public : propreté, espacesverts, lecture publique, emploi).

Finalités / Missions / activités

Mission /Finalité :

Rattaché.e à la DGA attractivité, l’assistant.e du.de la DGA lui apporte une aide permanente et réactive en termes notamment de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités.

Activités principales :

1. Assistanat de la Directrice générale adjointe
2. Accueil physique et téléphonique
3. Tenir l’agenda électronique du.de la DGA en appréciant et gérant les urgences et en organisant les priorités
4. Organiser les réunions (réservation de salles, logistique, etc) et assurer les commandes y afférant (plateaux-repas notamment)
5. Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous
6. Rédiger, le cas échéant, les ordres du jour et compte rendus en concertation avec la DGA des réunions
7. Gérer le répertoire partagé en lien avec les directeurs
8. Classer et archiver des documents du.de la DGA (électronique et papier)
9. Organiser des déplacements

Gestion du courrier, rapports, dossiers

10. Assurer la réception et le suivi des courriers, notes, mails, etc : enregistrement, suivi des courriers signalés, respect des délais (assurer les relances), gérer les retours d’informations
11. Assurer la prise de note et la rédaction/mise en forme de tous types de courriers et documents
12. Contrôler les parapheurs des directions avant présentation à la signature
13. Suivre les instances : anticiper les délais, contrôler les rapports avant présentation au.à la DGA, suivre les éventuelles modifications demandées
14. Assurer un suivi du tableau des instances du pôle en lien avec le Secrétariat général du pôle

Appui aux missions du pôle Attractivité en lien avec les autres pôles

15. Participer au suivi de l’agenda évènementiel au niveau de la Direction générale et aux actions de la collectivité
16. Participer à la constitution et à la mise à jour d’un fichier de partenaires au niveau de la Direction générale et en lien avec les besoins de la direction de la Communication et du marketing territorial
17. Apporter un appui aux missions de communication

Appui à l’organisation du Pôle

18. Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées
19. Rappeler des informations et échéances importantes
20. Établir les procédures permettant la continuité du service
21. Mettre en place et tient à jour des tableaux de bord et de suivi

Activités occasionnelles :

22. Assurer la continuité du service en cas d’absence des assistant.e.s de DGA des autres pôles

Profil recherché et compétences requises

Savoirs :

23. Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités locales
24. Connaissance de l’organisation de l’EPT Plaine Commune
25. Solide connaissance des techniques de secrétariats et des outils informatiques et bureautiques
26. Connaissances des enjeux et techniques de communication

Savoir-faire :

27. Maîtrise de la suite bureautique Office : Word, Excel, PowerPoint
28. Élaboration et exploitation des tableaux de bord
29. Rédaction d’actes (rapports, délibérations)
30. Rédaction de notes de service
31. Gestion des relations avec les fournisseurs

Savoir-être :

32. Rigueur et organisation du travail
33. Qualités relationnelles
34. Qualités rédactionnelles
35. Grande capacité d’adaptation et sens du travail en équipe
36. Autonomie et sens de l’initiative
37. Capacité à se projeter et à anticiper
38. Curiosité et ouverture d’esprit
39. Disponibilité et discrétion

Niveau d’étude : BTS ou Baccalauréat

Spécialité : Assistant manager

Expérience souhaitée : Secrétariat de direction