Missions de secrétariat :
- Gestion des courriers divers (saisie, enregistrement, envoi).
- Traitement des documents en interne (copie, scan, diffusion).
- Gérer le standard téléphonique et traiter les appels entrants et sortants.
- Assurer la gestion des courriers électronique et du courrier postal.
- Rédiger et mettre en forme des documents divers (rapports, courriers,...).
- Organiser et planifier les rendez-cous, les réunions et faire les convocations.
- Maintenir à jour les fichiers et différents registres (arrêtés, délibérations).
- Mise à jour tableau de suivi (congés, matériel, véhicules,...).
- Assurer le suivi des bon de commandes et factures en lien avec la comptabilité.
- Gestion des parapheurs.
- Gestion des fournitures (de bureau, alimentaires, consommables).
- Reprographie et assemblage de dossiers.
- Relance des agents (tableau d'activité, arrêt maladie, consignes).
- Contrôler et préparer les frais de déplacements.
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus.
- Mise à jour des sites internet EPAGE et SMAA.
- Intermédiaire entre la comptabilité et les agents (documents divers).
Mission d'accueil :
- Accueil physique du public.
- Accueil téléphonique, redirection et prise de messages.
- Réservation de salles et locaux.
- Accueil et intégration des nouveaux arrivants (administratif, présentation, visite locaux,...).
Travail en journée du lundi au vendredi.
Travail en forte autonomie et sous l'autorité du directeur.
MERCI DE POSTULER AVEC UNE LETTRE DE MOTIVATION. LE CAS ECHEANT VOTRE CANDIDATURE SERA REFUSEE ***
Experience: 12 Mois - et/ou diplôme
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) des activités économiques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.