Chargé / chargée d'accueil (h/f)

Exerce sous la responsabilité d'un responsable de service, de la Directrice.
S'assure de la bonne circulation des communications téléphoniques, de l'accueil et de l'accompagnement des visiteurs dans l'entité.

o Accueillir téléphoniquement et physiquement
- Reçoit, renseigne, trace et oriente le visiteur à l'accueil,
- Emet, reçoit, transfère et enregistre les appels
-Participe à la planification des interventions et aux remplacements en cas d'absence des intervenants

o Réaliser et suivre des tâches administratives
- Saisit ou rédige sur consignes des courriers, fax et mail
- Enregistre, diffuse le courrier entrant et expédie le courrier
- Met à jour les statistiques, documents administratifs, rapports d'activité
- Réalise des travaux de classement, reprographie,
- Met en œuvre la logistique nécessaire à la tenue des réunions (aménagement et rangement de la salle, préparation des collations et de tout autre matériel nécessaire à la tenue de la réunion) et gère le planning de disponibilité des salles

o Participe au service
- Se coordonne avec ses collègues et assure la continuité du service
- Tient en ordre l'espace accueil,
- Rend compte de son activité à son supérieur hiérarchique
- Participe aux réunions d'équipes ou réunions de travail.
- Est force de proposition pour faciliter le bon fonctionnement de la structure.

o Participe à la démarche qualité de la structure

COMPETENCES REQUISES :

SAVOIR
- Maîtriser des techniques de secrétariat : outils bureautiques (word, excel .) utilisation d'internet, d'intranet, gestion de messagerie, classement, archivage, base de comptabilité/gestion
- Maîtriser les techniques de communication téléphonique, les bases d'une communication orale efficace
- Maîtriser la langue française (oral et écrit).

SAVOIR-FAIRE
- Comprendre et analyser les demandes formulées : collecter, reformuler, orienter
- Se conformer aux procédures et à des consignes internes,
- Connaître l'organisation interne de la structure, de ses circuits d'information, de son offre de services et de ses partenaires,
- Gérer les conflits.
- Gérer le stress

SAVOIR-ETRE
- Capacité de communication et d'écoute
- Etre avenant
- S'adapter aux différents types d'interlocuteurs et situations,
- Etre organisé, réactif, rigoureux
- Savoir gérer les priorités
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
- Capacité d'adaptation

CDD de remplacement de congés juillet-Août