Gestionnaire instructeur avec accueil du public (h/f)

VILLEJUIF, ville en pleine expansion de plus de 56 000 habitants, profite d’une position stratégique unique grâce à de nombreuses infrastructures la reliant à Paris (ligne 7 du métro, bientôt lignes 14 et 15). Dotée d’équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), elle offre également à ses habitants un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts. Travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien être des habitants.

Statut

Cadre d’emploi : Adjoint Administratif Territorial

Type d’emploi : Poste permanent à temps complet

Ouvert titulaires et contractuels

Position dans l’organigramme

Direction des Accueils et Formalités

Service : Mairies Annexes

MISSIONS PRINCIPALES

Sous l’autorité du Responsable du Service Mairies Annexes, en tant qu’agent gestionnaire instructeur, vous êtes chargé d’accueillir, d’informer, de réorienter les usagers et de les accompagner dans la réalisation de leurs démarches.

Vous avez pour mission de traiter les demandes en matière de formalités administratives, d’État civil, de logement, d’assurer le calcul du quotient familial, les inscriptions scolaires et aux activités péri et extrascolaires. Vous instruisez également les demandes d’aides sociales, et le cas échéant, vous réorientez les usagers vers des partenaires.

Par ailleurs, vous participez aux réunions de service ou celles avec des partenaires, procédez aux archivages des documents, gérez les stocks de fournitures. Force de proposition, vous participez à l’évolution de l’activité du service en complétant les documents internes de statistiques.

Vous savez transmettre des informations et également répondre aux besoins des administrés en ayant une vision globale des prestations prises en charge par le service.

Vous avez une capacité d’écoute et d’analyse de la demande des usagers (écoute, dialogue et reformulation, diagnostic), vous savez informer et répondre aux besoins des administrés en ayant une vision globale des prestations prises en charge par le service. Vous connaissez la réglementation et les procédures (outils et procédures relatifs aux dispositifs d’action sociale, au quotient familial, aux inscriptions scolaires et aux activités péri et extrascolaires, à l’État Civil). Vous connaissez l’organisation de la collectivité.

Vous savez appliquer les méthodes de gestion de conflits, de communication.

Outils à maîtriser : CIRIL, Maestro, PA’Alto, OPEN ELEC, BL Social, logiciel ANTS, bureautiques. Vous avez le sens du travail en équipe.

Savoir être : avoir d’excellentes qualités relationnelle (discrétion, patience, courtoisie, écoute, empathie, capacité à conserver la distance professionnelle adaptée, respecter le secret professionnel), avoir de la rigueur et faire preuve d’organisation, être capable de travailler en équipe et en transversalité, être autonome et être ponctuel.

Titulaire d’un diplôme de type CAP-BEP en secrétariat (ou équivalent) ou expérience dans l’accueil et gestion administrative, ou titulaire dans le cadre d’emploi « Adjoint Administratif Territorial ».