Secrétariat-accueil

Dénomination du poste :

Secrétariat-accueil de Epage loire lignon et SMAA: poste basé à Brives-Charensac

Filière : Filière administrative

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux

Grade : Adjoint administratif à adjoint administratif principal 1ère classe

Poste ouvert aux contractuels

Positionnement Hiérarchique sous l’autorité du directeur adjoint

Durée de travail hebdomadaire 35h poste à temps complet ou éventuellement temps partiel 28H semaine

A ) Mission 1 Secrétariat EPAGE Loire Lignon et SMAA
- saisie de courriers divers, puis mise sous enveloppe, affranchissement, expédition;
- enregistrement du courrier (entrée-sorties)/ distribution/ suivi et réponses
-Vérifier, scanner des documents pour enregistrement et diffusion (bons de commande, factures, courriers) et diffuser aux techniciens et à la comptabilité, envoi aux entreprises et mettre en copie les techniciens, assurer un suivi,
-rédaction des rapports synthèse du conseil, des délibérations, des PV de séances et transmission après enregistrement au contrôle de légalité,
-convoquer les élus pour les conseils, bureaux...
- recherches d'informations administratives diverses pour le compte des agents;
-inscription des agents en formation...
- gestion des registres des arrêtés et des délibérations;
- mise à jour de différents tableaux d'informations utiles aux agents (liste des élus, formations, absences, etc.)
-saisie et suivi des congés
-tableau de suivi de l’entretien du matériel et véhicules, contrôle technique)
-suivi des dossiers assurances, échéance des contrats, dossiers sinistres...
-assurer le suivi des bons de commande et factures en lien avec le directeur adjoint et le service comptable
- rédaction de bons de commande, bordereaux d'envoi, saisie sur berger levrault, etc.
-gestion des parapheurs pour validation du directeur avant mise en signature au président et transmission des éléments aux destinataires après signature
- gestion des fournitures, consommable copieur,
-commandes diverses achat denrées alimentaires pour les comités syndicaux;
- reprographie et assemblage de dossiers;
- établir des tableaux de suivi divers,
-vérifier la saisi des tableaux d’activité des agents, relancer les agents suivant consignes du directeur et directeur adjoint pour faire respecter les consignes édictées,
-contrôler les frais de déplacement,
-réceptionner et transmettre les arrêts maladies,
-centraliser certains mails du quotidien avec les agents, prendre des messages et échanger avec la direction pour suite à donner
-prise de note, rédaction de compte rendu…
-mise à jour du site internet de l’Epage, du SMAA (en création)
-réponses aux demandes de stage, demandes d‘emplois
-Assurer le circuit de documents entre le service comptable et l’agent en charge des demandes de subventions (transmission de récapitulatifs, demandes de soldes, documents divers)

B) Accueil
- Accueil physique des personnes qui se présentent, sur l'antenne du Puy ;
- Accueil téléphonique avec diffusion d'informations et/ou redirection de l'interlocuteur vers les agents EPAGE/SMAA, prise de messages
-Contacter les Elus en prévision des conseils et bureaux pour s’assurer du quorum, envoyer des liens en visio
-Réserver les salles pour les conseils et bureaux (pour l’Epage et le SMAA)
-Accueillir et intégrer les nouveaux arrivants (distribuer le livret d’accueil, présentation de la structure, récupérer les documents administratifs, faire signer les différents règlements et les classer dans les dossiers agents)

Contribuer à la dynamique d'équipe et au fonctionnement de la structure :

• Accueillir et intégrer les nouveaux arrivants ;

• Participer aux réunions d'équipe EPAGE ;

• Participer à la préparation de l’entretien professionnel annuel du coordonnateur ;

• Représenter l'EPAGE (posture, discours, prise de position, devoir de réserve).

Savoir être :

• Rigueur dans le travail ;

• Travail en forte autonomie et sous l'autorité du Directeur de l’EPAGE

• Contacts externes (partenaires financiers, partenaires techniques, institutionnels et acteurs du territoire).