Gestionnaire planning (f/h)

Niveau de recrutement : Technicien (Catégorie B)

Niveau de rémunération:

* Agents titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires (y compris complément indemnitaire annuel)
* Agents contractuels : selon profil et expérience (+prime de fin d’année)

Localisation du poste : Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE)/Service des enseignements

Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 24 mois renouvelable)

Poste à pourvoir immédiatement

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L'Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L'établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 300 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 38 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 250 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche.

L’EHESS est implantée dans plusieurs villes (Paris - Aubervilliers – Lyon - Toulouse – Marseille) et est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet (EPCC).

La direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) est chargée d’assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants, la gestion de l’ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap, la vie étudiante.

Le service des enseignements (composé de 3 agents) organise et assure la diffusion des activités d’enseignement de l’EHESS. En lien étroit avec l’Etablissement public Campus Condorcet, il assure l’élaboration des plannings des enseignements sur le Campus et sur les autres implantations.

Le·la gestionnaire administratif·ive est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service des enseignements.

Le·la gestionnaire participe à l'élaboration des plannings des enseignements et des activités de l'EHESS. Il·Elle prend en charge les activités suivantes et assure une circulation fluide des informations dans le service et auprès des structures internes et externes, notamment l'EPCC.

* Positionner les enseignements en respectant le calendrier universitaire, les contraintes de locaux, les effectifs étudiants.
* Optimiser la gestion des salles.
* Participer à l'élaboration des emplois du temps en lien étroit avec la responsable du service.
* Construire et saisir les emplois du temps dans l'application ADE (logiciel de planification et d'optimisation des activités de formation).
* En cas de demande de modification d'emploi du temps, gérer la reprogrammation en lien avec les enseignants concernés. Gérer les absences et rattrapages des enseignements.
* Mettre à jour de façon quotidienne l'application ADE et l'application NEOBAB (application dédiée au recueil et à la publication de l'offre d'enseignement de l'établissement). Une formation sera assurée lors de la prise de fonction.
* Diffuser la mise à jour des plannings auprès des structures et des enseignants.
* Participer à la fiabilisation des heures d'enseignement saisies en perspective du contrôle du service des enseignants.
* Contribuer à l'édition à partir d'ADE des reportings concernant l'activité des structures et le taux d'occupation des salles.
* Assurer l’accueil physique et téléphonique.
* Assurer les réservations de salles pour les soutenances de thèses, de mémoire de master, et les activités administratives et de recherche de l’établissement.
* Renseigner des tableaux de suivi d’activité en termes d’enseignement et signalement d’anomalies.
* Participation à l’élaboration et à la mise à jour des process, des documents et supports de suivi de l’activité.
* Connaissance du système universitaire et de l'organisation des études au sein de l'enseignement supérieur.
* Connaissance d’ADE et des outils bureautiques.

Compétences opérationnelles

* Maitriser les applications et outils informatiques.
* Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
* Savoir rendre compte.
* Respecter et faire respecter les procédures aux interlocuteurs internes et externes.
* Être rigoureux dans le traitement des dossiers.
* Être force de proposition pour l’amélioration du fonctionnement du service.
* Esprit d'équipe et aptitude à travailler en collaboration.

Compétences comportementales

* Rigueur/fiabilité.
* Grande réactivité.
* Sens de l’organisation.
* Travailler en équipe.
* Baccalauréat exigé pour les agents contractuels.
* Une expérience sur ADE d’au moins une année souhaitable.
* Première expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur appréciée.
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