Assistant(e) évènementiel (h/f)

Afin de renforcer l'équipe évènementiel, nous recherchons un/e Assistant/e évènementiel, qui évoluera sous la responsabilité du Directeur de l'EPCC.

Missions principales :

A. Suivre les événements extérieurs, partenariaux et commerciaux
L'objectif est d'assurer la coordination et la bonne réalisation des événements réceptifs, Festivals et événements culturels dont la production est assurée par l'EPCC des Châteaux de la Drôme ou un partenaire associatif ou commercial et nécessitant une organisation de l'accueil au sein de nos châteaux.
Préparation en amont des événements en lien avec les organisateurs :
Planifier l'organisation (montage, exploitation, démontage)
Mobiliser les ressources nécessaires (personnels, matériels, logistique.)
Établir des fiches de liaison interne, permettant d'inclure l'événement dans le fonctionnement global des châteaux
Coordonner administrativement les événements (conventions, facturation, commandes de matériels, organisation de réunions, suivi budgétaire etc.)
Suivi de l'exploitation :
Suivre et coordonner l'organisation opérationnelle interne et externe
Assurer l'interface entre les organisateurs et les régisseurs technique des événements
Gérer la logistique générale des événements (signalétique, aménagements...)
S'assurer et suivre la bonne application des consignes et normes liées à l'accueil du public et à la conservation des lieux au cours des évènements

B. Participer à la mise en œuvre des événements organisés et programmés par les châteaux
Coordonner les VHR (Voyages, Hébergements, Repas), les locations, le catering, etc.
Assurer la logistique des évènements
Réaliser des transferts d'invités
Participer aux actions de terrain (accueil artistes, loges, signalétiques, etc.)

C. Missions transversales au service
Seconder la chargée de Productions dans ses missions administratives et budgétaires (conventions, bons de commandes, fiches d'embauche, etc.), et opérationnelles
Participer à l'organisation des tournages cinéma ou médias

Compétences recherchées
- Posséder l'expérience de l'univers de l'événementiel et du spectacle
- Maitriser les outils informatiques (Pack office, outils internet) et être à l'aise sur le plan rédactionnel
- Savoir planifier, communiquer et rédiger (dossiers, compte-rendu, e-mailing, etc.)
- Connaître les techniques de gestion des entreprises culturelles
- Posséder une culture générale et artistique

Savoir être recherché
- Etre en capacité d'assurer la gestion de situations complexes et des imprévus
- Savoir faire preuve d'autonomie, de polyvalence, de réactivité et d'adaptation
- Avoir le sens de la rigueur, méthode, et de l'organisation
- Savoir faire preuve de relationnel, d'écoute
- Posséder le sens de la communication et du travail en équipe

Formation et expériences :

- Formation en événementiel ou communication souhaitée
- Permis B
- Expérience similaire dans la gestion de projets évènementiels
- La maîtrise de l'anglais est un +

Conditions de travail associées au poste

Le poste est à pourvoir le 03/03/2025 en CDD saisonnier temps plein.
La localisation principale est à Grignan, des déplacements occasionnels sont à prévoir (châteaux de Montélimar et Suze-la-Rousse)
Contraintes à prévoir : être disponible selon les rythmes de programmation (y compris week-end, soirées, jours fériés et période estivale)
Salaire : à partir de 1 850€ selon profil

Experience: 1 An(s) - poste similaire

Langues: Anglais souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Gestion des sites et monuments historiques et des attractions touristiques similaires

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

Les Châteaux de la Drôme gère les châteaux de Grignan, de Suze-la-Rousse et de Montélimar. Fréquentés, en temps normal, par plus de 200 000 visiteurs et spectateurs par an (dont 150 000 pour Grignan), ils proposent toute l'année une offre de visite complète et diversifiée, à destination de tous les publics (individuels, familles, groupes, scolaires, entreprises, étrangers). Ils accueillent également des évènements de rayonnement national (Fêtes nocturnes, Festival de la Correspondance, etc.).