Secrétaire de direction / responsable service etat civil / cni / elections

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Apporter une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers Missions / conditions d'exercice - Organiser de façon permanente la vie professionnelle du directeur général des services
o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
o Organiser les déplacements du cadre

- Organiser et planifier des réunions
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
o Respecter les délais de transmission de documents divers avant la réunion
o Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus du COMDIR

- Assurer le secrétariat du directeur général des services
o Rédiger et mettre en forme tous types de courriers
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers

- Procéder à l'accueil téléphonique et physique du secrétariat général et à l'accueil
o Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers le service compétent
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

- Remplacer la secrétaire de direction, plus précisément chargée du secrétariat des élus pendant ses absences
o Assurer le secrétariat du Maire, des Élus et des commissions
o Préparer les réunions du Conseil Municipal et des Bureaux Municipaux et réaliser les comptes-rendus
o Assurer le suivi des documents à transmettre au contrôle de l'égalité et autres interlocuteurs (Délibérations, procès-verbaux, décisions, arrêtés...)

- Gérer les services Etat civil/Élections/CNI-Passeport

o Manager une équipe de trois personnes
o Organiser les plannings d'ouverture du service " CNI "
o Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil en l'absence de l'officier d'état civil
o Contrôler l'authenticité des attestations fournies
o Etablir les différents actes d'état civil
o Etablir les dossiers de mariage
o Participer à l'organisation des élections Profils recherchés Savoir-faire
- Bonne maîtrise de l'outil informatique et utilisation de logiciels professionnels spécifiques
- Établir une relation de confiance avec le cadre
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Savoir s'organiser et gérer son temps
- Management d'équipe

Savoirs
- Connaissances du fonctionnement et du rôle des collectivités
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée...)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Procédures administratives à la rédaction des actes d'état civil
-Techniques de médiation et de négociation

Savoir-être
- Gestion des situations de stress et/ou conflictuelles
- Attentif
- Discrétion
- Ecoute
- Empathie
- Capacités managériales
- Sens des relations Humaines
- Aptitude à travailler en équipe
- Rigueur
- Sens des responsabilités et de l'initiative
- Savoir fixer des priorités
- Savoir rendre compte à la hiérarchie
- Capacité d'organisation