Assistante - gestionnaire d’unité de recherche f/h

Description du poste


Le/la Secrétaire-Gestionnaire de l’unité Inserm UMR_S999 a pour mission principale d’accompagner les membres de l’unité pour tous les flux financiers sortants (achats) et entrants (budgets annuels institutionnels et subventions sur projets) en lien avec ses tutelles : Université Paris-Saclay, INSERM Délégation Paris IDF Sud, Hôpital Marie Lannelongue (Fondation Saint-Joseph). A ce titre, il/elle interagit avec les services financiers de ces différentes institutions. Il/elle participe à l’élaboration des dossiers de recrutement des nouveaux personnels et stagiaires de l’unité ainsi que leur suivi, en lien avec les services des ressources humaines des différentes institutions. Il/Elle assure la gestion administrative de l’unité en lien avec les différentes tutelles. Il/elle travaille sous la responsabilité fonctionnelle du directeur de l’UMR_S999 et sous la responsabilité administrative du directeur de la Recherche de la Fondation Hôpital Saint Joseph, à laquelle le poste est rattaché.

Les missions

* Activités de support administratif et budgétaire
o Saisie des commandes et des réceptions (outils SIFAC et Qualiac®) en respect des procédures de celles-ci (marchés Inserm, marchés Université et conventions internes)
o Saisie, gestion et suivi des remboursements des ordres de mission des chercheurs (SIFAC)
o Gestion des litiges factures fournisseurs
o Maintien à jour des tableaux de bord de suivi des dépenses des différents budgets
o Extraction de données de SIFAC
o Lien entre les institutions pour le suivi administratif et financier des dossiers (ex : Convention de restauration des personnels Inserm à l’Hôpital et facturation annuelle)
o Suivi des contrats de maintenance annuels des appareils scientifiques
* Activités de support administratif du personnel
o Recueil, suivi et transmission des dossiers de recrutement des nouveaux personnels et stagiaires aux services RH des différentes institutions
o Accueil et conseil aux nouveaux arrivants
o Gestion du circuit de signatures des conventions de stages
o Saisie des dossiers de stages et suivi des gratifications des stagiaires dans l’outil SIRENE
* Activités administratives générales
o Suivi et mise à jour de l’annuaire de l’unité (Insermlab)
o Participation aux réunions des secrétaires-gestionnaires d’unité, organisées par la Délégation Inserm IDF Sud
o Saisie des demandes de moyens annuels Inserm (DIALOG)
* Participation à l’organisation et au développement de l’UMR_S999
o Participation à la vie de l’unité
o Participe au suivi des formations des personnels (SIRENE)
o Propose des actions d’amélioration de l’organisation

Qualifications

* Formation comptable/administrative : suivi financier de projet : budget, devis, facturation
* Idéalement connaissance de l’outil SIFAC
* Connaissance des outils bureautiques (Microsoft Pack Office)
* Capacité d’interagir en anglais à l’écrit et à l’oral
* Capacité de communication avec les différents personnels de l’unité
* Rigueur, organisation, motivation, esprit d’équipe, autonomie, proactivité et adaptabilité


Informations supplémentaires

* Temps plein, du lundi au vendredi
* Lieu de travail : Hôpital Marie Lannelongue 92350 Le Plessis Robinson
* Début du contrat : Mai-Juin 2025
* Contact : Fabrice Antigny DR2 Inserm : fabrice.antigny@inserm.fr

Une rémunération attractive

* Régime prévoyance et de frais de santé avantageux : mutuelle avec option de base gratuite, options améliorées à tarifs préférentiels
* Remboursement du titre de transport à 75% et co-financement de la mobilité douce, un parking salariés à conditions privilégiées
* Un Comité Social et Economique offrant une large palette d’avantages : chèques vacances, cadeaux de Noël, locations mer et montagne à prix préférentiel…

Une réelle politique d’évolution de carrière

* Un parcours d’intégration personnalisé : journée d’intégration institutionnelle, tutorat au sein du service, dispositif d’accompagnement de votre montée en compétences
* Investissement important sur la formation : notre campus formation santé vous accompagnera tout au long de votre parcours professionnel dès votre intégration en proposant une offre de formation diversifiée et innovante

Une attention particulière portée à la qualité de vie au travail

* Un restaurant d’entreprise
* Un cadre de travail privilégié : espaces verts, bulle « du personnel » (espace dédié au bien-être du collaborateur), salle de sport, bibliothèque
* Des places en crèches réservées

Une attention particulière portée à l’environnement

* L’écosoin au cœur des préoccupations : initiatives multiples portées par l’ensemble des personnels dans les services de soin et médico-techniques (la bulle chimio verte, démarche green bloc, écoconception des soins infirmiers…)
* Une démarche RSE fortement encouragée par l’Institution