Secrétaire en ehpad (h/f)

Activités RH en lien avec l'adjoint au responsable :
- Accueillir les intérimaires et les vacataires ;
- Saisir des plannings et congés des agents sur Horoquartz en lien avec l'adjoint du responsable ;
- Suivre et saisir des remplacements avec le service pool remplacement ;
- Participer avec l'adjoint à l'établissement à l'élaboration des fichiers mensuels des dimanches, jours fériés et heures supplémentaires ;
- Saisir des fiches horaires des vacataires tous les mois auprès du pool vacataires et saisir des relevés d'heures des intérimaires sur les logiciels de chaque société d'intérim toutes les semaines ;
- Préparer le planning des vacataires AH pour chaque mois, suivre les demandes de remplacements sur le logiciel HOROQUARTZ ;
- Suivre les remplacements des vacataires IDE, AS, AH, sur les supports dédiés ;
- Effectuer les demandes RH pour les agents : DOMUS, avantages sociaux, carte de transport, etc ;
- Suivre les congés, absences, formations ;
- Assurer la remontée d'informations vers l'adjoint ;
- Suivre les dossiers des agents papiers et informatiques.

Activités logistiques :
- Saisir les commandes économat, fournitures bureau ;
- Saisir les commandes et livraisons du prestataire d'entretien du linge ;
- Saisir les commandes de produits pour le petit déjeuner ;
- Saisir les commandes de linge de maison et vaisselle, en lien avec la gouvernante ;
- Surveiller l'alarme incendie et intervenir si besoin, en lien avec la gouvernante.

Activités administratives :
- Préparer les dossiers pour le Conseil de Vie Sociale ;
- Assurer le suivi de la protection des données : organiser le traitement RGPD et sa mise à jour ;
- Organiser et mettre en oeuvre l'archivage, en lien avec l'adjoint au responsable.

Accueil :
- En cas d'indisponibilité ou d'absence de l'agent d'accueil, réaliser l'accueil physique, téléphonique, la gestion des mails et du courrier.

Activités occasionnelles :
- Effectuer toute action permettant d'assurer la continuité du service public et l'exercice des missions du C.C.A.S. et notamment les activités dévolues à l'agent d'accueil secrétaire en cas d'absence ou d'indisponibilité.