Chargé.e d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi La Commune de Gorges (5000 hab) recrute un agent contractuel pour un remplacement de congé maladie au service accueil, état-civil et affaires générales à temps complet.

CADRE STATUTAIRE :
Catégorie : C
Filière : administrative
Cadre d’emplois : adjoints administratifs territoriaux
CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu d’embauche : Hôtel de Ville
Service : État-civil – Affaires générales
Jours d’ouverture du service : du lundi au vendredi (9h00-12h00 et 13h30-17h30)
permanence 1 samedi/2 de 9h00 à 12h00
Durée du contrat : 6 mois Missions / conditions d'exercice L’agent recruté aura pour missions principales :
-Accueil physique et téléphonique du public,
-Informer les usagers des procédures à réaliser et transmettre les formulaires administratifs correspondants.
-Instruire et constituer les actes d’état-civil : naissance, reconnaissance et décès
-Assurer la gestion des locations des salles municipales (validation des réservations des salles, établissements des contrats, gestion des états des lieux) en lien avec le service technique.
-Assurer la gestion du courrier de la boite mail, du suivi des messages déposés.
-Recueillir les doléances des administrés et les retransmettre aux services concernés
-Assurer le suivi, la mise à jour des fichiers et des documents, et des doléances du marché hebdomadaire
-Assurer les formalités liées à la délivrance des actes d’état-civil
-Gérer le recensement militaire
-Assurer en cas de besoin le secrétariat du directeur général
-Tri, classement et archivage de documents Profils recherchés Savoir-Faire
-Accueil physique et téléphonique du public
. Renseignement et orientation du public ;
. Gestion et affichage d’informations ;
. Recevoir et orienter les demandes
. Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
. Rechercher et diffuser des informations
. Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
. Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
. Conseiller les usagers et agents sur les procédures
. Rédiger des notes synthétiques
. Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
. Gestion des locations de salles.
-Etat civil
. Délivrance des actes d’état-civil
. Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil (naissances, reconnaissances et décès)

Savoir-Etre
-Bonne connaissance des outils informatiques
-Connaissance juridique de base en matière d’état-civil
-Sens de l’accueil, du service public et du travail en équipe,
-Qualités organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles,
-Rigueur, autonomie, polyvalence,
-Discrétion professionnelle

Formation - Expérience
-Expérience dans le domaine de l’accueil du public
-Expérience dans le domaine de l’état-civil indispensable

Contraintes et Environnement spécifiques du poste
-Participation aux opérations électorales (le dimanche)
-Permanence un samedi matin sur deux
-Présence très occasionnelle à des réunions le soir