Contexte:
La DFPC est un service commun de l'Université de Poitiers dédié à la formation professionnelle continue et à la relation entreprises.
Les missions principales du service consistent en l'information, le conseil, et l'accompagnement de dispositifs Alternance.
Validation des Acquis de l'Expérience (VAE), la Validation des Acquis Professionnels et Personnels (VAPP), Reprise d'Etudes
et Formation Courte.
Au sein d'une équipe de 6 gestionnaires, vous aurez en charge le suivi administratif et financier des dossiers ainsi que la gestion des
systèmes d'informations dédiés à la formation professionnelle continue. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les autres services de la DFPC, les services communs de l'Université ainsi que les partenaires extérieurs.
Missions:
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure,
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure.
Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Activités principales :
Accueillir, orienter et informer les divers publics et interlocuteurs
Appliquer les procédures, modes opératoires liés à l'activité du service et participer à leur mise à jour
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser
Appliquer et/ ou faire appliquer une réglementation du domaine d'activité.
Profil recherché :
Savoirs
Connaissance de l'environnement administratif
Environnement et réseaux professionnels
Techniques de communication
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Savoir-être
Réactivité
Sens de l'organisation
Sens de la confidentialité
Savoir-faire
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les outils bureautiques
Concevoir des tableaux de bord
Diplôme : CAP, BEP
Domaine de formation souhaité : Gestion administrative/Formation
Expérience : Débutant accepté (expérience inférieure à 2 ans)
Déplacements éventuels - Permis de conduire B
Télétravail :
Activités partiellement ou totalement éligibles au télétravail sous réserve des conditions précisées dans la Charte de l'Université.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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