Assister le Responsable opérationnel dans la gestion des séjours et programmes Francophonia, en veillant à la coordination des différents aspects logistiques, administratifs et opérationnels. Garantir la qualité du service client et la bonne organisation des séjours pour les participants.
1. Coordination des Séjours
* Préparer et organiser les séjours (Avant/Pendant/Après) : planning, inscriptions, réservations excursions, relations partenaires (hébergement, transport, restaurant, cours, entreprises partenaires pour placement stagiaires, etc.).
* Assurer le suivi administratif des séjours : liste de participants, envoi et réception des documents administratifs, lettres d'invitation, attestations de participation, convention de stages, etc.
* Soutien au suivi budgétaire et gestion des coûts des séjours et programmes.
* Organisation et accueil physique des arrivées, départs et lieux de formation des groupes.
* Participation aux excursions et animations.
* Gestion du planning des cours en ligne et des webinaires.
2. Gestion Logistique
* Logistique repas et hébergement pour les groupes.
* Assurer la gestion des stocks de matériel nécessaire : documents, kits de bienvenue, supports d'information pour les participants, etc.
* Veiller à la bonne qualité des prestations en effectuant des vérifications et des suivis auprès des partenaires locaux.
3. Support Administratif
* Assurer la gestion des dossiers administratifs des partenaires et des participants et la mise à jour des informations dans la base de données (logiciels Hubspot et Fidelo) : mise à jour et classification des données, mailings, automatisation des communications et des process.
* Participer à la gestion des contrats, des facturations et du suivi des paiements clients et prestataires.
* Aider à la préparation des documents en lien avec chaque séjour et des informations pratiques pour les participants.
* Support pour la gestion des boîtes mail génériques de Francophonia.
COMPETENCES REQUISES
* Maîtrise de Microsoft365 et Excel en particulier
* Compétences rédactionnelles et expression orale
* Capacité d'organisation
* Rigueur
* Travail en équipe
* Autonomie
* Maîtrise de l'anglais, une autre langue étrangère est un vrai plus
* Goût pour les missions sur le terrain
* Aisance relationnelle
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération: 1 600,00€à2 000,00€par mois
Horaires:
* Disponible le week-end
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Langue:
* Anglais (Requis)
* Italien (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel
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