Secrétaire (h/f)

Vous renforcerez le secrétariat du corps préfectoral sur les tâches suivantes :

- Gestion de l'agenda du corps préfectoral
- Traitement des contacts du corps préfectoral
- Accueil physique et téléphonique
- Filtrage des interlocuteurs
- Gestion de l'arrivée du courrier
- Gestion de la mise à la signature et de la distribution des parapheurs du corps préfectoral
- Organisation des réunions internes
- Planification et organisation des réceptions
- Réservations des véhicules et des salles de réunion
- Gestion des déplacements niveau départemental et national (réservations transports, hébergement, chauffeurs)
- Traitement de dossiers ponctuels
- Gestion des messageries fonctionnelles du corps préfectoral (transfert et enregistrement de mails, impression de documents etc.)
- Gestion de la réception des dossiers préparés par les services pour le corps préfectoral
- Rédaction de correspondances pour le corps préfectoral
- Participation à l'organisation des visites officielles

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Polyvalence - Discrétion - Réactivité -
Horaires alternés (8h30-17h00 et 9h30-18h00 à déterminer en trinôme)
Horaires atypiques exceptionnels

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.