Agent en charge de la délivrance des actes h/f

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, DGA Sécurité, Proximité et Citoyenneté, le service Etat Civil et Titres d'Identités a pour missions :

- Accueil et information du public et gestion des rendez vous.

- Dressé, mise à jour, délivrance des actes de l’état civil, gestion des registres.

- Gestion et organisation des cérémonies (mariages, baptêmes, PACS).

- Réalisation des formalités relatives à la délivrance de titres.

- Gestion des demandes et retraits des titres d’identités.

- Collaboration avec les partenaires extérieurs (parquet, entreprises pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes…).

En qualité Agent en charge de la délivrance des actes, vous accueillerez et informerez le public.

Vous réaliserez et analyserez des demandes d’actes d’état civil dans le respect de la règlementation en vigueur.

Vous délivrerez des actes d’état civil (courrier, courriel et logiciel).

Vous participerez aux célébrations en salle de mariage en semaine et le samedi.

MISSIONS PRINCIPALES :

Toutes les activités du poste sont réalisées dans le respect :

1. de la règlementation en vigueur.
2. des procédures internes.
3. des engagements pris par le service dans le cadre de la certification Qualiville obtenue en .

Accueil et information du public :

- Participation par roulement à la banque d’accueil.

- Réception du public en guichet pour toutes demandes relatives aux demandes d’actes.

Traitement quotidien des demandes d’actes d’état civil parvenues par internet, courrier ou courriel :

- Accueil et délivrance de renseignements par téléphone et en guichet en fonction des sollicitations.

- Réception, tri et analyse des demandes d’actes des usagers (téléphone, mails, courriers, logiciels).

- Analyse des données communiquées et vérification de la réglementation.

- Enregistrement de la demande sur le logiciel métier (SIECLE) ou tableau de suivi.

- Recherche de l’acte sur logiciel état civil SIECLE ou dans les registres.

- Délivrance de l’acte manuscrit, ou avec reprographie du document et saisie informatique de l’acte pour actualisation du fichier.

- Edition de l’acte et rédaction du courrier d’accompagnement avant la mise sous pli.

Traitement quotidien des demandes d’actes d’état civil parvenues par COMEDEC :

- Importation quotidienne des demandes.

- Pour chaque dossier, analyse des données communiquées et comparaison avec les données sur SIECLE.

- Si besoin, redressage des actes d’état civil avec relecture avec un collègue.

- Traitement du dossier jusqu’à sa mise en parapheur virtuel puis renvoi électronique des dossiers traités.

Traitement divers : classement, tri du courrier, traitement des demandes par mail, archivage, redressage des actes, demandes d’apostilles, gestion des NPAI, tenue de statistiques.

Participation aux cérémonies de mariage (y compris lors des permanences le samedi) : prise de parole en salle, lecture de l’acte.

Entretien permanent des connaissances et des procédures dans les domaines suivants :

- Règlementation de l’état civil.

- Accueil physique et téléphonique.

- Applications informatiques.

MISSIONS OCCASIONNELLES :

- Polyvalence au sein des autres unités du service (délivrance des actes aux professionnels « COMEDEC », mise à jour des actes et des livrets de famille, titres d’identité etc.).

MISSIONS ANNEXES :

- Polyvalence des missions exécutées au sein des différents services de la Direction en cas de nécessité.

- Polyvalence géographique.

Conditions de travail :

- Accueil du public.

- Cycle de 37h30 + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite).

- Travail de bureau sur écran ou en guichet ou à l’accueil.

- Arrêtés de délégation de signature (Officier de l’Etat Civil).

- Permanence le samedi, ainsi que le dimanche et les jours fériés en cas de nécessité de service.

- Utilisation d’un équipement informatique et technique (badge personnel d’accès, tenue vestimentaire pour les cérémonies de mariage fournie par la collectivité, bouton d’alerte, appareil pour personnes malentendantes, appellateur).

- Risques de chute (escaliers), d’agression verbale et physique par le public.

- NBI : OUI

- RIFSEEP 5

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste s'adresse à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.

Domaine de diplôme :

- BEP métiers du Secrétariat, Bac Pro Secrétariat, Bac STT Action et Communication administratives.

Compétences :

- Posséder des connaissances élémentaires en droit civil et se tenir informé des évolutions.

- Faire preuve d’amabilité et de courtoisie avec ses collègues et dans l’accueil et l’information du public.

- Analyser et synthétiser les éléments d’une demande pour lui donner une suite efficace.

- Intégrer la notion de risque juridique dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager sa responsabilité et celle de la collectivité.

- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction.

- Savoir temporiser les comportements agressifs.

- Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d’exécution.

- Maîtriser l’utilisation du ou des logiciels mis à sa disposition.

- Maîtriser une langue étrangère.

Qualités :

- Sens du contact et de l’accueil/diplomatie.

- Disponibilité et polyvalence.

- Discrétion.

- Rapidité d’exécution.

- Rigueur et fermeté.

- Esprit du service public.

- Culture de l’esprit d’équipe.