Secrétaire de mairie

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste de secrétaire général de mairie dans une commune de moins de 2000 habitants. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Le secrétaire de mairie participe à l’accueil et à l’orientation du public ainsi qu’à la gestion administrative courante des affaires de la commune. Plus spécifiquement, il a en charge la gestion des dossiers d’urbanisme, l’organisation des élections, la gestion des baux communaux ainsi que de plusieurs régies de recettes.
NB : Travail un samedi matin sur deux. Missions / conditions d'exercice 1.Gestion des dossiers d’urbanisme
Réceptionner et suivre les demandes relatives à l’urbanisme (enregistrement, vérification, transmission) en lien avec le service instructeur
Accueillir et informer les pétitionnaires et le public sur les règles d’urbanisme applicables
Participer à l’élaboration des documents d’urbanisme, en lien avec les élus (PLU, etc.)
Suivre les contentieux liés à l’urbanisme en lien avec la secrétaire générale
Instruire les demandes de déclarations de travaux et de commencement de travaux

2.Gestion administrative du domaine de la commune
Gérer le patrimoine immobilier de la commune (établissement des baux de location, régularisation des frais de chauffage, etc.)
Gérer les ERP de la commune
Gérer les dossiers d’assurance du parc immobilier
Assurer la coordination avec les organismes de contrôle intervenant sur les bâtiments publics
Contribuer à la réaliser des opérations de classement et de déclassement de la voirie communale

3.Participation à la gestion et à la facturation des services à la population
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
Participer à la gestion du courrier arrivé et départ
Contribuer à l’organisation matérielle et logistique des élections
Réceptionner et traiter les demandes d’inscription sur les listes électorales
Réaliser la facturation de la restauration scolaire et du centre de loisirs
Assurer la gestion de la régie de recettes : Photocopies, bascule, cantine, centre de loisirs, bibliothèque et animation
Assurer la gestion de la régie d’avance
Veiller au suivi des stocks de fournitures et procéder aux commandes
Participer aux actions de communication (affiches, flyers, réseaux sociaux, site internet, etc.)
Assurer la gestion de la vie associatives (assurances, réservations de salles, demandes de subvention, aide administrative…)
Recevoir et instruire les demandes d’actes d’état civil (naissances, mariages, adoptions, décès)
Contrôler l’authenticité des documents fournis lors des demandes d’actes d’état civil
Préparer et délivrer les actes d’état civil ou les extraits d’actes d’état civil (CNI, livret de famille…) Profils recherchés Les savoirs :
•Fonctionnement et missions d’une commune
•Organisation, organigramme et services de la commune
•Réglementation et documents en matière d’urbanisme
•Règles budgétaires et comptables publiques
•Techniques et outils de la communication
•Techniques de gestion de conflits

Les savoir-faire :
•Utiliser l’outil bureautique et les logiciels « métier »
•Instruire les dossiers d’urbanisme
•Elaborer un acte administratif
•Renseigner et orienter le public
•Gérer une régie d’avance et/ou de recettes
•Créer et utiliser des tableaux de bord
•Gérer les priorités, prendre des initiatives
•Gérer les situations de conflit et de stress

Les savoir-être :
Autonomie
Esprit d’initiative
Organisation
Sens du contact
Polyvalence
Rigueur
Discrétion professionnelle
Adaptabilité