Au sein de la DEVE, l’Assistant·e/Référent·e sera rattaché·e à la Directrice des Etudes et de la Vie étudiante (N+1).
Le poste sera axé dans un premier temps sur l’assistance au déploiement de l’outil Pégase et évoluera à terme, dans un délai de 6 mois environ, vers des fonctions de réferent-coordinateur en appui aux activités de scolarité pédagogique.
L’Assistant·e/Référent·e sera notamment chargé de :
Assistance au déploiement de l’outil PEGASE en lien avec le chef de projet :
- Coordination des formations dédiées aux utilisateurs de PEGASE (gestionnaires de scolarité, nouveaux collaborateurs, vacataires).
- Centralisation, clarification du besoin utilisateurs sur PEGASE : traitement et suivi des anomalies (enrichissement d’une FAQ), escalade des anomalies auprès de PCSCOL pour retour vers les équipes de scolarité (diffusion des bonnes pratiques, rédaction de protocoles, process, etc.).
- Tester les montées de version du logiciel PEGASE, revue du paramétrage et des procédures métiers associées.
- Appui au chef de projet PEGASE sur la communication interne de l’avancement du projet (actualités Intranet, newsletter interne, etc.).
- Représenter l’établissement au sein des réseaux (AMUE, Comue expérimentale de Toulouse, etc.). Conseiller et dialoguer avec les différents interlocuteurs internes (référents fonctionnels des applications, référents techniques) et externes (autres acteurs du site toulousain déployant l’outil PEGASE).
Référent-coordinateur outils et appui aux activités de scolarité pédagogique :
· Accompagnement des services de scolarité et assistance fonctionnelle :
- Coordination de la création et de la mise à jour des maquettes pédagogiques, des modalités de contrôle des connaissances (MCC), des épreuves, des examens, des jurys, etc.
- Contrôle des maquettes et de la codification PEGASE (création d’un cahier des charges pour développer un outil de vérification), paramétrage des maquettes de relevés de notes…
- Coordination de la collecte et de la saisie des MCC dans PEGASE dans les délais en vue d’une production harmonisée avant le vote dans les conseils.
- Formalisation des modes opératoires liés aux processus métiers (ex. Processus pour l’édition des maquettes des relevés de notes, des attestations de réussite, des diplômes…)
· Référent outils de scolarité pédagogique et animation des groupes de travail dédiés : PEGASE, ADE (emploi du temps), Eudonet (stages), Ametys-ODF (offre de formation partie pédagogique), OSE (charges d’enseignement) … : planification des réunions des cellules, travail sur le paramétrage des outils, formation aux outils, suivi des évolutions, etc.
· Gestion et suivi du coffre-fort numérique pour la diffusion des documents de scolarité aux étudiants (relevé de note, attestation de diplôme, certificat de scolarité)
· Collecte des données/indicateurs pour les enquêtes liées au cursus pédagogique et à l’insertion professionnelle (CTI, CDEFI), consolidation, traitement et analyse des données scolarité (tableau de bord de pilotage, lien PEGASE et SI scolarité (SID, ADE, OSE, etc.)
Missions transverses en appui aux services de scolarité et dans le périmètre des activités de la DEVE :
- Collecte et suivi des arrêtés de composition des jurys
- Collecte et suivi des demandes d’aménagement et des aides financières aux étudiants en situation de handicap, gestion d’un tableau de bord pour enquête annuelle
L’assistant·e/référent·e pourra être sollicité·e pour participer à d’autres projets transverses et à d’autres dispositifs, et seconder la directrice de la DEVE au-delà de ce périmètre initial.
Ce poste nécessite une mobilité sur l’ensemble des campus de Toulouse INP (Prépa des INP, INP-AgroToulouse, INP-ENSEEIHT et INP-ENSIACET) situés sur Toulouse, Labège et Auzeville.
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