Chargé(e) des associations et de la gestion administrative des équipements festifs et de loisirs - assistant(e) à la responsable du service action à la population

Définition et finalité du poste :

Chargé(e) des associations et de la gestion administrative des équipements festifs et de loisirs
- Gestion des associations sportives et culturelles
- Gestion et suivi des salles festives
- Accueil physique et téléphonique du public

Assistant(e) à la responsable du Service Action à la population
- Etat civil
- Cimetière
- Elections
- Affaires Générales
- Accueil physique et téléphonique du public

Temps de travail du poste :

Contrat sur 37heures 30 hebdomadaires

Service de rattachement
- Service action à la population

Lieu d'exercice des fonctions :

Mairie

Horaires de travail :

Horaires réguliers et /ou décalés avec une amplitude variable en fonction des obligations de service.

Le samedi par roulement selon les célébrations de mariages, parrainages civils et noces.

Positionnement hiérarchique du poste :
- poste placé sous l'autorité directe de l'autorité territoriale,
- poste placé sous l'autorité de la direction générale des services,
- poste placé sous l'autorité de la responsable du service action à la population (pour la partie Etat Civil) et des élus en charge de la jeunesse et des Sports (pour la partie responsable de la gestion des équipements sportifs, associatifs et festifs)

Conditions d'exercice des fonctions et contraintes inhérentes au poste :
- Cf. document unique de la collectivité
- Travail en bureau et en accueil (en cas d'absence)
- Déplacements occasionnels : Tribunal judiciaire, Trésorerie Principale, Banque Postale, mariage in extremis, légalisation et certification en cas de force majeure ou médicale.
- Assurer l'appui administratif et logistique des mariages avec l'Officier d'Etat Civil en célébration (par roulement)
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Accueil physique et téléphonique par intérim en cas d'absence de la chargée d'accueil

Relations fonctionnelles :
- Travail en équipe,
- Travail en transversalité
- Partenariats : associations, syndicats de copropriétés, Préfecture, INSEE, Procureur, Pompes Funèbres, Trésor Public

Chargé(e) des Associations et des équipements sportifs et festifs (2/3 du temps de travail)

Gestion et suivi des salles festives :
- Tenue de l'agenda des réservations
- Suivi administratif des demandes des administrés
- Constitution et suivi du dossier (contrat, règlement intérieur, assurance)
- Tenue de la régie

Gestion des associations sportives et culturelles :
- Favoriser la relation avec les associations locales
- Veiller à une bonne gestion administrative de l'occupation des équipements sportifs, culturels et fetifs
- Suivi des plannings des salles
- Réception et suivi des demandes de matériel
- Réception et suivi des autorisations de buvette
- Assurer une veille juridique et s'informer des changements réglementaires et législatifs
- Conventions de mises à disposition
- Suivi des mises en place de la disposition des salles en lien avec le pôle évènementiel
- Tenue du registre des prêts des moyens d'accès
- Réponses aux demandes diverses
- Suivi des assurances
- Gestion des conventions du prêt du mini bus

Officier d'Etat civil (1/3 du temps de travail)

Etat Civil
- Instruction et constitution des actes de l'état civil (reconnaissance, naissance, mariage, adoption, décès, PACS, changement de nom, etc.)
- Prise en charge des rectifications matérielles
- Mentions marginales, copies d'actes, tenue des registres, livrets de famille,
- Gestion des noces d'or et de diamant, baptêmes civils
- Assistance à l'officier de l'état civil lors des célébrations des mariages le samedi

Cimetière :
- Instruction et suivi des demandes de travaux : Gravure, creusement....
- Instruction et suivi des demandes d'autorisations : inhumations et exhumations, transports de corps, prise en charge et accompagnement des familles
- Veille au respect du règlement du cimetière
- Suivi des dossiers contentieux en lien avec la responsable
- Assurer une veille juridique : changement législatif et actualisation du règlement intérieur en lien avec la responsable
- Instruction des demandes d'achats et de renouvellement de concessions (y compris colombariums, cavurnes et jardin du souvenir)
- Tenue et suivi des registres funéraires (concessions, colombariums, jardin du souvenir et ossuaire)
- Tenue et suivi de la régie cimetière en lien avec le régisseur principal
- Suivi budgétaire en lien avec la responsable

Elections :
- Tenue et suivi des listes électorales, organisation des élections politiques en lien avec la responsable du Service Action à la population
- Organisation et suivi des commissions de contrôle en lien avec la responsable
- Organisation des évènements liés à l'activité : cérémonie de la citoyenneté
- Supervision et organisation de la logistique, les moyens techniques et humains garantissant la bonne tenue des bureaux de vote en lien avec la responsable
- Assurer une veille juridique et se tenir à jour de l'actualité
- Suivi budgétaire en lien avec la responsable

Affaires générales
- Gestion et suivi du recensement citoyen
- Organisation du recensement de la population en lien avec la responsable
- Légalisations de signatures et certifications

Compétences attendues pour l'exercice des fonctions

Officier délégué de l'Etat civil

Maîtrise de la législation funéraire et du code CGCT

Maîtrise des procédures administratives et de la production d'actes d'état civil

Maîtrise de l'IGREC, de la réglementation et de la législation en vigueur

Connaissance des progiciels de gestion de l'état civil (Berger-Levrault)/gestion des salles (3 D ouest) / DOTELEC

Progiciels de gestion de l'état civil / gestion de salles

Tenue des registres

Maîtrise des Techniques rédactionnelles administratives et des Logiciels dédiés