Agent d'accueil(h/f)

L'agent d'accueil est chargé d'accueillir, orienter et renseigner le public et les administrés en veillant à véhiculer une bonne image de la collectivité. Il participe aux tâches administratives courantes inhérentes au bon fonctionnement de l'établissement

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents et leur famille et de tout type de public
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de l'établissement
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d'urgence
- Réceptionner le courrier et les colis, les répartir au sein de l'établissement en fonction du destinataire
- Renseigner les futurs résidents et leur famille sur le fonctionnement global de l'établissement et participer à leur admission en collaboration avec la Direction.

2. Réaliser des tâches de secrétariat courant
- Créer le dossier administratif des nouveaux résidents (format papier et numérique)
- Constituer et suivre les dossiers relatifs à l'attribution de l'allocation personnalisée à l'autonomie, les dossiers CAF et tout autre dossier d'aide sociale en collaboration avec la comptable
- Gérer les lignes téléphoniques des résidents
- Classer et archiver des documents
- Créer et mettre à jour des bases de données
- Réaliser des tâches de secrétariat médical ponctuelles en collaboration avec les infirmier(ère)s(prise de rendez-vous, gestion des pièces du dossier résident)
- Réaliser la frappe de documents administratifs

3. Participer à la vie sociale de l'établissement
- Réaliser des actions de communication et de promotion de la structure
- Collaborer avec l'animatrice à la mise en place et l'organisation des animations pour les résidents

Les savoirs:

* Techniques et outils de la communication

* Organisation, organigramme et services de l'établissement

* Techniques de secrétariat

* Techniques de régulation des conflits

Les savoir-faire:

* Accueillir le public avec amabilité

* S'exprimer clairement et reformuler les demandes

* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

* Identifier le degré d'urgence d'une demande

* Utiliser un standard téléphonique

* Utiliser les outils traditionnels de la bureautique

* Respecter les procédures administratives

* Gérer les situations de conflit et de stress

* Trier, reprographier et mettre sous pli des documents

* Elaborer, exploiter et évaluer des outils de suivi

Les savoir-être:

* Amabilité, Rigueur

* Discrétion professionnelle, Organisation

* Ecoute, Disponibilité

* Réactivité