Assistante polyvalente (adv / rh) h/f

EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, 1 ASSISTANTE POLYVALENTE (ADV / RH) H/F.

Filiale d'un groupe international, cette filiale compte une vingtaine de salariés. Ils recherchent un profil polyvalent (création de poste), afin de contribuer à son développement et à sa croissance,

Rôle & Mission

Gestion RH :

1. Suivi des intérimaires, suivi des astreintes et des éléments de paie
2. Poste basé sur sur 2 situés a proximité (quelques déplacements à prévoir entre ces 2 sites.)

Gestion de la facturation clients liée à l'activité d'une agence :

3. Préparation des devis et vérification des contrats.
4. Émission des factures clients.
5. Suivi des paiements et relances clients.

Gestion du suivi des factures fournisseurs (pièces de magasin, matériel, etc.) :

6. Rédaction des devis et contrôle des contrats.
7. Vérification des factures fournisseurs.
8. Traitement administratif des stocks :

Enregistrement des commandes dans l'ERP selon les procédures établies ou passation des commandes fournisseurs.

9. Contrôle des réceptions.
10. Mise à jour des stocks dans le système informatique.

Assurer la disponibilité du matériel pour les interventions :

11. Organisation de la mise à disposition des pièces et matériel pour les interventions des techniciens.
12. Transmission interne des besoins en matériel et pièces.
13. Réception des pièces et équipements nécessaires à l'installation des machines chez les clients.

Assistance au Responsable Opérationnel de l'agence :

14. Gestion des appels entrants et orientation des interlocuteurs.
15. Participation à la logistique des réunions et événements spéciaux.
16. Mise à jour des suivis relatifs à l'activité (indicateurs, tableaux de bord, etc.).
17. Réception et traitement du courrier.
18. Contribution à la diffusion d'informations au sein de l'agence.
19. Rédaction de courriers, présentations et supports divers.

Sécurité et Qualité :

20. Rédaction des rapports de maintenance et transmission au Responsable.
21. Respect des règles d'hygiène et de sécurité lors des interventions pour garantir la sécurité des personnes et la conformité des outils.
22. Application des procédures liées au système qualité.
23. Signalement et remontée de tout dysfonctionnement, anomalie ou non-conformité au responsable concerné et suivi des procédures en vigueur.

Profil recherché

PROFIL :

24. Bac+2 assistante de manager
25. Excellente communication écrite et orale
26. Capacité à gérer les imprévus et les priorités
27. Méthode et organisation
28. Réactivité
29. Polyvalence
30. Rigueur
31. Capacité d’analyse
32. Être orienté service client
33. Aisance relationnelle et capacité à communiquer
34. Esprit d’équipe
35. Curiosité
36. Discrétion