Mission générale Vous assurez l'encadrement du personnel communal, notamment les 2 agents administratifs, et veillez à la bonne coordination des missions au sein des services technique et scolaire. Véritable relais entre les élus et les équipes, vous êtes garant(e) du bon fonctionnement de l'administration et accompagnez les agents dans leurs activités quotidiennes.
En lien direct avec l'autorité territoriale, vous participez à la définition des orientations stratégiques de la commune, conseillez les élus dans la prise de décision et pilotez les projets communaux.
Activités
Conseil Municipal
Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques
Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes-rendus de séance et des délibérations
Comptabilité/Budget
Gérer la comptabilité générale et analytique Saisir les titres et les mandats
Elaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions Suivre les régies municipales
Ressources humaines
Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents Assurer le suivi de l'absentéisme, des dossiers d'assurance statutaire
Elaborer les actes administratifs (contrat, positions.)Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation)Etablir les paies et déclarations annuelles
Secrétariat du maire et élus
Préparer la tenue des réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux
Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles
Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs
Travailler en transversalité avec les services de Grand Châtellerault
Répondre aux courriers Participer aux réunions
Etat-civil
Enregistrer et rédiger des actes (naissances, reconnaissances, mariage, décès)
Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements
Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité
Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, de PACS, et de cérémonie de parrainage civil
Assister l'Officier d'Etat civil lors de la célébration des mariages
Tenir les registres et suivre des déclarations d'actes
Apposer les mentions marginales
Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)
Urbanisme
Réceptionner les déclarations, assurer le suivi administratif des dossiers d'urbanisme
Contrôler les demandes et l'authenticité des documents fournis
Faire le lien avec les services d'urbanisme de la Communauté de Communes
Marchés publics
Assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics
Recensement militaire
Etablir la liste des jeunes et délivrances des attestations correspondantes (suivi avec les autorités militaires)
Elections
Gérer les demandes d'inscription/de radiation sur la liste électorale
Préparer et participer aux réunions de la commission de révision des listes électorales
Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
Effectuer les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
Cimetière
Renseigner sur l'organisation du cimetière et gère les demandes
Participer à la gestion de l'Agence Postale communale
Profil Titulaire d'un bac + 2/3 à bac + 5, vous justifiez, idéalement, d'une première expérience en collectivité sur des fonctions de secrétariat de mairie Poste à pourvoir au 1/08/2025
Postuler avec CV + LETTRE DE MOTIVATION Entretien prévus semaine 19 ou 20
Experience: 1 An(s) - poste similaire
Compétences: Assister et conseiller les élus,Diffuser des délibérations de séance du conseil municipal ou régional,Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil,Animer, coordonner une équipe,Optimiser les effectifs, l'adéquation et l'allocation des ressources,Planifier la gestion des locaux et des équipements,Élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population,Gérer les ressources humaines,Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires,Accueil et renseignement de la population :,Assurer la gestion administrative d'une activité
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Administration publique générale
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