MISSIONS
Le·La gestionnaire administratif·ive réalise un appui à l’équipe du SAIP sur les activités administratives relatives à l’insertion professionnelle des étudiants en master et en doctorat.
ACTIVITES PRINCIPALES
Contribuer au suivi des conventions de stage et opérations de gestion administrative
1. Répondre aux questions des étudiants sur les conventions de stages
2. Assurer le suivi administratif des conventions de stage : Valider la saisie des informations sur une plateforme (ESUP-stage)Compléter les données manquantesCollecter les données manquantes auprès des étudiantsSuivre le circuit des signatures de la convention étudiants sur le logiciel ESUP-stage
Contribuer à la préparation de l’année universitaire - du SAIP
3. Mettre à jour les programmes de rentrée (en master : octobre ; en doctorat : décembre)
4. Contribuer à l’organisation des ateliers du SAIP : logistique, suivi participants, compte-rendus, notamment.
Réaliser de la prospection d’établissements d’accueil de stage
5. Rédiger des notes
6. Contribuer à la communication avec les contacts du SAIP
Contribuer au développement du service
7. Suivre les réunions internes du service
8. Participer aux réflexions sur les projets en cours du service
COMPETENCES REQUISES
Connaissances
9. Modes de fonctionnement des administrations publiques
10. Dispositifs et procédures propres au champ de l’aide à l’insertion professionnelle
11. Droit des stages
12. Techniques d'élaboration de documents
13. Culture numérique
14. Techniques de communication
Compétences opérationnelles
15. Maîtriser les techniques de rédaction administratives
16. S’exprimer avec aisance en français à l’oral et à l’écrit
17. Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
18. Savoir rendre compte
19. Travailler en équipe
Compétences comportementales
20. Sens de l’organisation
21. Rigueur/Fiabilité
22. Autonomie
23. Prise d’initiative
24. Savoir faire preuve de discrétion
PROFIL RECHERCHE
25. Niveau diplôme exigé : Baccalauréat et plus
26. Expérience souhaitée en gestion administrative ou ressources humaines
27. Intérêt pour l’insertion professionnelle, l’éducation, la formation ou l’aide à l’emploi
28. Expérience ou goût pour le travail en équipe
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