Assistant / assistante de gestion administrative (h/f)

Mission :
Assurer de manière polyvalente des activités de gestion administratives de l'institut

Activités :
Activité 1 : Assurer le soutien aux activités relatives aux portefeuilles d'unités des MSH/Infrastructures et des sections 35, 36, 38 et 40 auprès de 5 DAS et 3 CEAS
- Participer et/ou assurer la rédaction de courriers et de notes en vérifiant la conformité réglementaire, en assurer le suivi et l'archivage ;
- Assister l'équipe des CEAS dans la campagne de contractualisation (mise à jour des données sur les unités lors des campagnes d'évaluation.) ;
- Assurer le suivi des conventions d'unités en lien avec les CEAS et DAS ;
- Réaliser les missions des DAS et des CEAS (établir des ordres de missions, réserver des voyages et des hôtels auprès du prestataire du CNRS, liquider les états de frais) ;
- Veiller à l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion et en informer les agents ;
- Accuser réception de toutes les demandes écrites et orales et répartir selon les besoins aux agents concernés (DAS et ou CEAS) ;
- Assurer l'organisation matérielle et logistique de colloques, réunions, séminaires, etc.
- Enregistrer et ventiler les courriers des sections via l'application Corlys ;
- Assurer la diffusion de documents et d'informations en interne et en externe (courriers, notes, décisions de nomination, etc.)
- Planifier et envoyer les mailings de notification (informations, réunions, rencontres, journées DU, etc.)
- Procéder à l'archivage numérique et papier de l'ensemble des pièces administratives.

Activité 2 : Assurer les activités transverses de l'institut CNRS-SHS
- Assurer l'instruction de la campagne annuelle RIPEC C3 en lien avec la CEAS en charge du dossier ;
- Suivre la rédaction des lettres de missions des directeurs d'unités et en assurer la diffusion ;
- Assister la DAS interdisciplinarité dans ses missions ;
- Assurer le soutien logistique lors des événements pilotés par l'institut (conférences, réunions, séminaires, colloques ) en lien avec les autres membres de l'institut ;
- Assurer la continuité de service en cas d'absence des collègues assistants ;
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents
- pour améliorer le fonctionnement de la structure.

Experience: Expérience exigée de 1 An(s)