Nous recherchons notre Assistant.e d'agence (H/F) poste basé à Sombernon (21) en CDI pour compléter notre équipe de 5 personnes
Les missions de l'assistant.e d'agence (H/F) sont de :
Mettre à jour des outils de suivi :
o Suivi des travaux
o Suivi administratif
o Suivi financier,
Veiller à l'application des procédures de l'entreprise par les équipes de Chantier,
Effectuer des tâches administratives telles que la rédaction de courriers ou la gestion des agendas,
Gérer le recours à la sous-traitance,
Prendre en charge tout le suivi administratif,
Assister le service RH en local (gestion des congés, des intérimaires, des notes de frais, des visites médicales.),
Gérer le standard téléphonique et l'accueil physique des personnes extérieures,
A réception de la demande de devis, assurer l'ouverture du dossier et la demande de pré-chiffrage
Mettre à jour le suivi commercial lors de l'envoi du devis par le Chargé d'affaires
Enregistrer la commande
Effectuer les commandes auprès des fournisseurs
Réaliser les bons de livraison pour le matériel sortant
Réceptionner les travaux des sous-traitants avec l'accord du Chargé d'affaires
S'assurer de la facturation avec le service comptabilité
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Fabrication de structures métalliques et de parties de structures
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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