La ou le responsable du secrétariat général pilote la préparation et le suivi des assemblées délibérantes et la gestion du service courrier, assiste le Directeur Général des Services dans la gestion de son agenda, par l’organisation, le suivi et la rédaction des relevés de décisions de réunions (Comités de Direction, Bilatérales avec les syndicats…) et encadre une équipe de 4 personnes.
MISSIONS DU POSTE
Missions principales :
• Gestion et suivi des instances (Conseil Communal, Conseil d’Administration du C.C.A.S….) :
o Collecte auprès des services municipaux des points à inscrire à l'ordre du jour des instances (Conseils communaux, Bureaux municipaux et Conseils d’Administration du C.C.A.S.)
o Recueil, relecture et mise en forme des projets de délibération du Conseil Communal et du Conseil d’Administration du C.C.A.S. et des décisions et arrêtés du Président du C.C.A.S.
o Enregistrement et suivi des projets de délibération pour le Conseil Municipal de Lille,
o Préparation, analyse et transmission des dossiers destinés aux élus et à l'administration,
o Participation systématique au Conseil communal
o Relecture des procès-verbaux des instances
o Veille à la régularité juridique des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des actes (délibérations, décisions et arrêtés).
o Publication du procès-verbal et des actes,
o Transmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture,
o Préparation des convocations des élus aux instances.
o Organisation des élections au sein du Conseil communal (Maire, adjoints, suppléants des sénatoriales)
o Mise à jour du Tableau des membres du Conseil
• Encadrement des agents du secrétariat général, du service courrier et du Point info Mairie (3 agents administratifs et un coursier) :
o Coordination et gestion de l’agenda du DGS et priorisation
o Organisation de réunions
o Gestion administrative diverse en polyvalence
o Supervision de l’accueil physique et téléphonique du Secrétariat Général
o Coordination du traitement du courrier des services municipaux « arrivée » et « départ »
o Coordination et gestion de la distribution des parapheurs et courriers
o Supervision des demandes et commandes de fournitures administratives pour les services
o Coordination et gestion des demandes urgentes des services
o Coordination de la gestion du pool de véhicules
• Secrétariat du Directeur Général des Services :
o Préparation, suivi et relevés de décisions des réunions hebdomadaires du Comité de Direction
o Organisation et suivi des réunions de cadres et du Séminaire des cadres
o Suivi et comptes rendus des bilatérales RH
o Suivi des demandes du DGS et des dossiers auprès des directions et services
o Gestion du planning d'astreinte des cadres,
o Gestion du tableau des congés du CODIR
o Mise en forme de courriers
o Diffusion des notes de service et autres communications internes du Directeur Général des Services (avec pré-écriture de certains documents)
La ou le responsable du secrétariat général peut se voir confier par le DGS des missions spécifiques et de la préparation de dossier.
Encadrement : 1 agent catégorie B et 3 agents catégorie C
CONDITIONS DE TRAVAIL
• Temps de travail : 39h (25 jours de CA et 23 jours de RTT)
• Horaires : 8h15-12h20 / 13h30-17h30 du lundi au vendredi
• Déplacements : occasionnel
• Astreintes : non
• Permanences : non
• Contraintes et risques particuliers associés au poste : disponibilité, notamment en soirée pour les séances de Conseil Communal
COMPETENCES REQUISES
Savoirs :
• Bonne connaissance de l'environnement territorial,
• Bonnes connaissances juridiques
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Word, Excel, Internet, Outlook
• Connaissances réglementaires notamment relatives au Conseil Communal
Savoirs faire :
• Qualités rédactionnelles, capacités d’analyse et de synthèse
• Préparation d’un conseil communal
• Aisance avec l’outil informatique
• Management d’équipe
• Qualités rédactionnelles et relationnelles,
Savoirs être :
• Discrétion et confidentialité
• Sens de l’organisation, gestion des priorités et des délais
• Qualités relationnelles et d’écoute
• Aptitude à gérer les urgences et à anticiper
• Capacité à animer une équipe et polyvalence
• Gestion du stress
• Dynamisme, disponibilité, adaptabilité, rigueur
DIPLOMES REQUIS – EXPERIENCES REQUISES
• Titulaire de la fonction publique (catégorie A) ou contractuel diplômé d'une formation supérieure de type Bac+4 en droit public
• Expérience au sein d’un secrétariat général
• Expérience au sein de la fonction publique territoriale
• Expérience managériale
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