Agent en charge de l'accueil et binôme etat civil / elections

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Lanvallay est une commune de 4 325 habitants, située sur la rive droite de la Rance à proximité immédiate de Dinan. Elle est membre de l’EPCI Dinan Agglomération (65 communes - 105 000 habitants).
Suite à la mutation d’un agent et dans le cadre de la réorganisation du service administratif et sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous serez chargé(e) d’accueillir, d’orienter et de renseigner le public ; d’assurer la gestion du courrier, des locations de salles ; de participer à la communication communale.
Vous exercerez également des missions en lien avec l’Etat Civil et les Elections, en binôme avec la référente. Une expérience significative en Etat Civil / Elections en collectivité est souhaitée. Missions / conditions d'exercice vous exercerez les missions principales suivantes :
-Accueil du public et orientation du public : accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, saisie des requêtes dans le logiciel NEOCITY.
-Courrier et mails : enregistrement et distribution du courrier et des mails, frappe et envoi de courriers divers (DGS, Elus) et de convocations diverses, gestion des cérémonies et cartes de vœux.
-Location des salles et du matériel : tenue du calendrier d’occupation des salles communales et gestion des locations de salles, matériels, clés (mariloo), encaissement des régies de recettes.
-Communication : en relation avec l’agent en charge de la communication, mise à jour du site internet, du panneau lumineux et de l’application, gestion de l’information dans l’espace accueil, diffusion des alertes météo et autres.
-Divers : attestation d’accueil des étrangers, objets trouvés / perdus, gestion des procédures simples (frelons, SACPA).
-Renfort en Etat Civil / Elections / législation funéraire (binôme avec l’agent chargé de l’état civil et des élections) et organisation des élections en binôme.

Missions complémentaires :
-Encaissement des régies locations-photocopies.

Temps de travail : 35H00. Présence minimum obligatoire sur les horaires d’ouverture de la mairie au public, du lundi au vendredi de 09H00 à 12H30 et de 14H00 à 17H00. Profils recherchés Profil recherché :
-Qualité d’accueil, d’écoute.
-Aptitude à planifier et organiser le travail face aux échéances et à la pluralité de tâches.
-Rigueur, autonomie, discrétion, polyvalence, disponibilité.
-Qualités relationnelles, aptitude au travail en équipe et avec les autres services de la collectivité.
-Savoir alerter la hiérarchie.
-Gérer les situations d’urgence, de stress et réguler les tensions.
-Maîtrise des logiciels informatiques et de bureautique (Word, Excel…).
-Connaissance des logiciels JVS appréciée.
-Expérience dans un poste similaire souhaitée.