Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services :
Vos missions seront multiples et variées. Elles nécessitent une bonne connaissance de de l’organisation et du fonctionnement des services.
FONCTIONNEMENT : Rendre compte du fonctionnement du service à la direction et à l’autorité territoriale.
- Signaler sans délai, les dysfonctionnements et/ou les risques pouvant apparaitre.
- Selon nos contraintes et obligations proposer, à la direction générale, des pistes permettant l’amélioration l’activité
Accueillir et renseigner le public en contact direct ou par téléphone
- Renseigner sur l’organisation des services de la commune
- Accompagner et/ou orienter le public vers les services ou organismes extérieurs compétents
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers)
- Tenir à jour (afficher ou supprimer) l’affichage d’informations et lien éventuellement avec le secrétariat du maire.
- Noter et transmettre les messages aux les différents services municipaux
- Gestion des courriers électroniques (boite mail : accueil@villehoudan.fr)
- Gestion des réclamations
COURRIER :
- Affranchissement du courrier
- Assurer selon les besoins, la récupération ou la dépose du courrier auprès de La Poste
- En l’absence de là ou du secrétaire du Maire, enregistrer, trier et assurer en lien avec la direction générale la diffusion du courrier.
URBANISME ET FONCIER : Prise de rendez-vous selon les orientations et le calendrier en ligne.
Transfert des dossiers et lien direct avec URBADS (service URBANISME étant externalisé) ; suivi des ERP….
RENFORT EVÈNEMENTIEL : En lien avec le service évènementiel, l’agent en fonction est chargé :
o De la réservation, ponctuellement ou sur l’ensemble de l’année des salles communales au profit des associations ou autres (particuliers, entreprises etc...)
o De la tenue du tableau des réservations
o Réaliser l’état des lieux (entrant/sortant), de ces mêmes salles
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- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
- Calme et maîtrise de soi
- Savoir gérer les situations et publics difficiles
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie
- Polyvalence
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