Description de la mission
1. Sous lautorité du Directeur exécutif, et en coopération avec les responsables pédagogiques de lEcole et dautres interlocuteurs et services qui contribuent à la mise en oeuvre du projet pédagogique de niveau master, vous devrez, notamment, assurer les missions suivantes:
Fonctions spécialisées de secrétariat pédagogique :
2. Accueil et renseignement des différents publics : élèves et enseignants accueillis au secrétariat, par téléphone ou par email et orientation vers les différents interlocuteurs dans Sciences Po;
3. Gestion des rentrées semestrielles (deux rentrées par an) : création et paramétrage des unités pédagogiques dans le logiciel de gestion de la scolarité (Banner), élaboration et envoi des grilles horaires denseignement, collecte de leurs souhaits et besoins de matériel pédagogique et relances, réservation des salles, organisation des réunions de rentrée. Collecte des programmes de cours et de conférences, mise en forme et transmission pour reprographie, mise en ligne et documentation. Mise à jour de lannuaire et des coordonnées des enseignants dans Banner, préparation des courriers de recrutement, suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques en ligne et manuelles des élèves, gestion des fiches dévaluation des étudiants par les enseignants et des enseignants par les étudiants;
4. Concours à la qualité de la pédagogie : établissement des statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de lactivité, participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec les autres services, préparation et suivi des élections de délégués élèves dans les enseignements, suivi du déroulement des enseignements et de la mise à disposition de matériel pédagogique, organisation le cas échéant de séances de rattrapage, suivi de lassiduité des élèves, préparation des examens intermédiaires. Participation aux forums et rencontres avec les professionnels ainsi quau suivi des stages, des offres demploi et des jeunes diplômés;
5. Gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notations des élèves et contrôle de lassiduité, suivi des dossiers dévaluation des enseignants par les élèves, aide à la préparation des jurys de diplôme, organisation de la notation en ligne par les enseignements pour les contrôles continus.
Fonctions classiques :
6. Activités classiques de fonctionnement dun secrétariat : organisation de réunions et rendez-vous, accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique, photocopies, fournitures, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc;
7. Réalisation des activités de secrétariat inhérentes aux projets spécifiques confiés aux responsables pédagogiques.
Profil
8. De formation Bac + 2, vous bénéficiez dexpériences significatives réussies (4 - 8ans) des métiers de lassistanat, et si possible dans une activité similaire
9. Excellente maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel (notamment les tableaux croisés dynamiques et les fonctions de calculs), messageries électroniques, navigation internet et capacité à maîtriser rapidement Banner (logiciel de gestion de la scolarité)
10. Sens du service et esprit déquipe
11. Capacité à passer rapidement dune tâche à une autre Grande polyvalence
12. Sens de la confidentialité
13. Qualités rédactionnelles
14. Réactivité, rigueur et sens du reporting
15. Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail seul (e) ou en équipe
16. Excellente maîtrise de langlais, une troisième langue serait un plus;
17. Une bonne connaissance de Sciences Po serait appréciée
18. Sens du contact prononcé - bon relationnel avec les différents publics essentiel (étudiants, professeurs, VIPs)
Avantages :
19. Télétravail (2 jours/semaine)
20. Rémunération fixe sur 12 mois
21. 40 jours ouvrés de congés payés par an
22. Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
23. Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable ( /an)
24. Titres Restaurant
25. Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
26. Offre sociale et culturelle du CSE
Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
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