Assistant(e) en communication et charge(e) d’appui administratif

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres :

* 23 935 étudiants.
* Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
* 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
* 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
* 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
* 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
* 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Référente de la DF pour la gestion de Dokelio :

* Référencement des offres FC, Alternance et VAE
* Veille et suivi des évolutions de Dokelio
* Création des sessions chaque année pour les contractualisations avec France Travail

Gestion de la BDD des formations :

* Mise à jour et gestion de la BDD
* Réponses aux demandes de la DF et adaptation aux besoins des ASI
* Vérification de la validité des informations

Création de documents :

* Création et / ou mise à jour des plaquettes et formulaires nécessaires à la formation continue, à l'alternance et la VAE et à la Direction Formation
* Traitement des fiches profil stagiaire pour les DU et réalisation de la fiche marketing
* Création de fichiers inscriptibles et fichiers Excel complexes pour la DF

Évènementiel :

* Préparation des documents diffusés sur les salons
* Impression de documents en nombre
* Participation à des évènements (remise diplôme, Grand8 ...)

Accueil du public :

* Information / Orientation / Conseil aux usagers aux profils variés, notamment sur les questions de financement
* Veille sur les dispositifs de financement et partage avec les collègues
* Édition de devis

Affichage et référencement :

* Mise à jour de l'annuaire du service
* Mise à jour de l'affichage du service (portes, ...)
* Référencement et suivi de l'offre de formation sur les BDD spécialisées en formation

Connaissances techniques :

* Connaissance du milieu de la formation professionnelle
* Connaissance générale des bases de communication
* Connaissances des techniques et des outils de la communication
* Notion de base sur les réseaux sociaux
* Connaissance du fonctionnement d'une université
* Connaissance des dispositifs et des acteurs de la formation continue

Savoir-faire :

* Maîtrise des logiciels de bureautique (Pack Office niveau Expert) et d'Internet
* Pratique avancée des logiciels du Pack Adobe (Indesign, Photoshop, Acrobat)
* Logiciels internes : FCA, Pégase

Savoir-être :

* Faire preuve de rigueur et d'organisation
* Savoir travailler en équipe
* Qualité d'expressions écrite et orale
* Être autonome
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