Assistant en gestion administrative (h/f)

Rattaché à Télécom Saint-Etienne, et sous la responsabilité fonctionnelle d'Émilie Gamet Directrice des Relations internationales, et hiérarchique du responsable du pôle relations extérieures.

MISSIONS & ACTIVITES
2 missions principales
- Relations internationales : partenariats, mobilité entrante et sortante des étudiants de TSE
- Gestion des emplois du temps

Relations internationales, en binôme avec l'assistante RI en poste :
1. Gestion et suivi des mobilités étudiantes
o Accompagner les étudiants dans leurs démarches de mobilité sortante (candidatures, bourses.).
o Accueillir et suivre les étudiants étrangers en mobilité entrante (candidatures, inscription, intégration.).
o Assurer la gestion administrative des échanges et le suivi des étudiants (vérification des pièces des dossiers, rappels, relances.).
2. Benchmarking des partenariats internationaux
o Assurer la veille et l'actualisation des opportunités de mobilité et de financement international. Collaborer aux échanges avec les futurs partenaires.
3. Organisation d'événements et de programmes internationaux
o Participer à l'organisation de réunions d'information sur la mobilité internationale.
o Participer à l'accueil de délégations étrangères
o Collaborer à l'organisation de journées dédiées à l'international.
Emplois du temps, en coordination avec une équipe de 3 à 4 personnes (enseignant-chercheur en charge de la coordination pédagogique, gestionnaire(s) de scolarité et gestionnaire RH) :
1. Élaboration et gestion des emplois du temps
o Concevoir et mettre à jour les emplois du temps des étudiants et des enseignants en tenant compte des contraintes pédagogiques, administratives et logistiques.
2. Coordination et communication
o Informer les étudiants et les enseignants des éventuelles modifications d'emploi du temps.
o Gérer les demandes de modifications et les ajustements en fonction des imprévus (absences, annulations, événements spéciaux).
3. Gestion des aléas et résolution des conflits
o Anticiper et gérer les conflits d'emplois du temps
o Assurer un suivi régulier et mettre en place des ajustements en fonction des retours des parties prenantes.

CONNAISSANCES/COMPETENCES REQUISES
Une connaissance des logiciels spécifiques n'est pas demandée mais une aisance avec les outils numériques est nécessaire
Maîtrise de l'anglais
Aisance relationnelle et dans la communication écrite et orale
Capacité d'adaptation et de travail en équipe.
Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers
Dynamisme et réactivité

Télécom Saint-Étienne est une grande école publique d'ingénieurs du numérique, affiliée à l'Institut Mines-Télécom et interne à l'Université Jean-Monnet. Elle forme 730 élèves dans le domaine du numérique : photonique, électronique, télécommunication, réseaux, traitement d'images, informatique, information-communication. Les élèves accèdent aux cycles ingénieurs au niveau postbac par la classe préparatoire intégrée ou au niveau bac+2 après une classe préparatoire aux grandes écoles (concours Mines-Télécom) ou par candidature sur dossier (DUT, BUT, BTS, Licence). Trois cycles d'ingénieurs sont proposés : Télécom Saint-Étienne dispose d'un incubateur de startup, est adossée à 4 laboratoires de recherche et à une école universitaire de recherche.
A la rentrée 2026 est prévue l'ouverture de deux nouvelles filières ingénieurs en apprentissage.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.