Assistant(e) pédagogique et administratif - organisme de formation

1. Organisation et Logistique des Formations :

Coordination logistique :

* Planifier les sessions de formation en amont (réservations des salles, équipements, disponibilité des formateurs).

* Automatiser et vérifier l’envoi des documents nécessaires (convocations, feuilles d’émargement, questionnaires de satisfaction, évaluations, etc.).

* Veiller à la transmission des informations pratiques et logistiques aux participants.

Suivi du déroulement des sessions :

* Collecter quotidiennement les feuilles d’émargement et assurer le suivi des signatures des participants et formateurs.

* Vérifier le positionnement d’entrée des participants pour ajuster le contenu pédagogique.

Gestion des évaluations et satisfaction :

* Organiser les retours à chaud et à froid des apprenants et formateurs.

* Analyser les feedbacks pour identifier des axes d’amélioration.

2. Gestion Administrative et Contractuelle :

Suivi des conventions et contrats :

* Rédiger, enregistrer et transmettre les conventions de formation et les contrats

* Veiller à la conformité des dossiers avec les référentiels qualité

Clôture administrative :

* Générer les certificats de réalisation et attestations de formation après validation.

* Archiver l’ensemble des documents administratifs et de formation (programmes, évaluations, convocations, etc.).

3. Relation Client et Partenaires :

Gestion des demandes entrantes :

* Prendre en charge les appels et mails des clients pour les orienter dans leurs besoins

* Rédiger et envoyer des devis

Suivi des financements :

* Assurer la validation des financements (CPF, OPCO, France Travail, etc.) avant le démarrage des formations.

* Collecter et transmettre les documents requis aux financeurs.

Communication professionnelle :

* Répondre aux problématiques administratives des clients avec réactivité.

* Maintenir des échanges avec les financeurs et les partenaires.



4. Recrutement et Gestion des Formateurs :

Recrutement :

* Publier des offres de mission sur les plateformes dédiées (Beetween, LinkedIn, Malt, etc.).

* Analyser et traiter les candidatures

Suivi des formateurs :

* Mettre à jour les dossiers annuels des formateurs

* Proposer et assurer une formation initiale pour les nouveaux formateurs (outils, processus qualité).

5. Suivi Financier :

* Établir et suivre les factures liées aux conventions de formation.

* Assurer les relances et le suivi des paiements, y compris pour les organismes financeurs (OPCO, CPF, etc.).

6. Reporting et Qualité :

* Alimenter les tableaux de bord et analyser les indicateurs de gestion administrative et financière.