Chargé(e) de gestion administrative - ville pontarlier

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* Fonction publique : Fonction publique Territoriale
* Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
* Expérience souhaitée : Non renseigné
Rémunération : (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné


Sous l'autorité du Responsable du Secrétariat Général Mutualisé, vous assurez la gestion des activités courantes du service.

1. Secrétariat de la Direction Générale :
- Gestion des agendas du DGS et des DGA (organisation et prise de RDV en fonction des priorités) ;
- Réception et filtrage des appels et messages téléphoniques ;
- Saisie et mise en forme de divers documents, courriers, pièces administratives ;
- Saisie des bons de commandes de la direction ;
- Gestion du courrier et de la boîte mail générique de la Ville (réceptionner, trier, enregistrement dans l'intranet, et diffuser) en binôme.
2. En charge de la gestion administrative des subventions pour les collectivités Ville et CCGP (saisine des dossiers sur les plateformes dédiées).
3. Gestion courante :
- Coordonner et traiter les sollicitations liées au Logiciel de Gestion des demandes afférentes à l'organisation d'évènement Ville de Pontarlier : suivi journalier, enregistrement des courriers, coordination avec les Elus et les services, vérification des réponses ;
- Assurer la polyvalence avec les autres agents du service en cas d'absence (standard) ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent ;
- Création et mise à jour des procédures liées au fonctionnement de son poste ;
- Suppléance du Secrétariat de M. le Maire en cas d'absence du Responsable de service.


Profil recherché

- Accueillir et renseigner le public, les services ;
- Organiser et planifier son travail ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat, l'utilisation des logiciels propres au service plus Word et Excel ;
- Maîtriser l'orthographe et les règles de grammaire ;
- Prendre des initiatives ;
- Mettre en place et gérer un classement.


Qui sommes-nous?

A 1 heure de Lausanne, 2 heures de Lyon et 3 heures de Paris par le TGV, la Communauté de Communes du Grand Pontarlier, regroupant 10 communes dont la Ville de Pontarlier, bénéficie à la fois d'un cadre de vie agréable dans le département le plus vert de France et d'un grand dynamisme économique, rythmant la vie de ses 28 000 habitants.

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